데이터 거버넌스

회사가 작을 때는 데이터를 정해 둔 규칙 없이 씁니다. 데이터베이스 권한은 개발자 전원이 갖고 있고, 분석용 표는 필요한 사람이 그때그때 만들고, 다 쓴 데이터는 지우는 절차가 없어 그냥 남습니다. 인원이 열 명일 때는 이래도 굴러갑니다. 누가 무엇을 만들었는지 서로 다 알기 때문입니다.

사람이 늘면 세 가지가 같이 어긋납니다. 표를 만든 사람과 쓰는 사람이 갈려서, 매출 표가 이상해도 이걸 누가 책임지는지 몰라 물어보다 하루가 갑니다. 권한은 열린 채로 남아서, 입사 첫 주에 받은 접근 권한으로 회원 연락처 전체를 내려받을 수 있는 상태가 아무도 모르게 유지됩니다. 지울 시점이 없어서, 3년 전 탈퇴한 회원의 정보가 백업 파일 안에 그대로 있습니다.

페이지덱에서도 같은 일이 있었습니다. 수아가 계약을 끊은 기업 고객에게 다시 연락하려고 담당자 목록을 부탁하자, 태오가 자기 권한으로 회원 표를 통째로 내려받아 스프레드시트로 공유했습니다. 그 파일은 링크를 가진 사람이면 누구나 열 수 있는 상태로 반년 동안 남아 있었습니다. 규칙을 어긴 사람은 없었습니다. 어길 규칙이 없었습니다.

회사 안에 어떤 데이터가 있는지 목록으로 적고, 그 목록의 항목마다 주인과 등급과 기간을 붙이는 순서로 진행합니다.

1. 목록을 만듭니다. 어떤 표가 어디에 있고 각 칸이 무엇을 뜻하는지 적습니다. 이 목록을 갖춰 놓은 것을 데이터 카탈로그라고 부릅니다. 이때 개인 식별 정보에 해당하는 칸, 그러니까 이름·연락처·주소처럼 한 사람을 특정할 수 있는 값이 든 칸에는 표시를 해 둡니다. 뒤의 규칙 대부분이 이 표시를 기준으로 갈립니다.
2. 표마다 주인을 한 명 적습니다. 팀이 아니라 사람입니다. 결제 표는 태오, 이벤트 기록 표는 지현 하는 식입니다. 주인은 그 표가 틀렸을 때 고칠 책임과 누구에게 열어 줄지 판단할 권한을 함께 집니다.
3. 등급을 나눕니다. 보통 세 단계면 됩니다. 사내 누구나 보는 값, 해당 팀만 보는 값, 지정된 사람만 보는 값입니다. 요금제별 가입자 수는 첫째, 계정별 결제액은 둘째, 회원 연락처는 셋째에 들어갑니다.
4. 등급마다 권한을 붙입니다. 세 번째 등급은 신청하고 주인이 승인해야 열리게 하고, 승인에는 기한을 둡니다. 한 번 열면 계속 열려 있는 권한이 앞 절의 사고를 만듭니다.
5. 보유 기간을 정합니다. 데이터를 언제까지 두고 언제 지울지 정해 둔 한도입니다. 탈퇴 회원 정보는 30일 뒤 삭제, 결제 기록은 법이 요구하는 5년 보관 같은 식으로 적고, 지우는 일은 사람이 기억하는 대신 매달 자동으로 돌게 만듭니다.
6. 어긋난 경우를 볼 자리를 만듭니다. 분기에 한 번 권한 목록을 뽑아 퇴사자와 부서를 옮긴 사람의 권한이 남아 있는지 확인하고, 주인이 비어 있는 표가 생겼는지 셉니다.

다루는 데이터가 사람에 관한 것이고, 그 데이터를 보는 사람이 만든 사람보다 많아졌을 때부터 필요해집니다. 신호는 셋 중 하나로 옵니다. 표가 이상할 때 물어볼 사람을 찾는 데 반나절이 걸리기 시작했거나, 회원 정보를 내려받을 수 있는 사람이 몇 명인지 아무도 답하지 못하거나, 기업 고객이 계약 전에 데이터를 어떻게 관리하는지 문서로 요구했을 때입니다. 페이지덱은 세 번째 신호로 시작했습니다.

반대로 다섯 명이 한 방에서 일하고 다루는 값이 자기 제품의 사용 기록뿐이라면 이 체계는 비용만 됩니다. 등급을 나누고 승인을 받는 절차가 정작 막을 것이 없는 상태에서 돌아가기 때문입니다.

한계는 둘입니다. 하나는 규칙이 막는 쪽으로만 기울면 우회가 생긴다는 점입니다. 권한 승인이 사흘 걸리면 사람들은 신청하는 대신 이미 권한을 가진 동료에게 부탁해 파일로 받습니다. 그러면 통제되는 원본 대신 통제 밖의 사본이 늘어나 상태가 전보다 나빠집니다. 승인 절차의 목표를 막는 데 두지 않고 하루 안에 답을 주는 데 두는 이유가 이것입니다.

다른 하나는 문서와 실제가 갈린다는 점입니다. 탈퇴 30일 뒤 삭제라고 문서에 적혀 있어도 그 삭제를 실행하는 코드가 없으면 데이터는 그대로 남고, 규칙이 있다고 믿는 상태가 규칙이 없는 상태보다 위험합니다. 규칙 하나를 정할 때마다 그게 지켜지는지 무엇으로 확인할지를 같이 적어 두지 않으면 반년 뒤에는 문서만 남습니다.

"이 표 오너가 누구예요? 매출 칸 기준이 바뀐 것 같은데요."

값을 고칠 책임자를 찾는 말입니다. 목록이 서 있으면 여기서 이름이 바로 나옵니다.

"그 칸은 개인정보라 대시보드에 그대로 올리면 안 되고, 비식별 처리해서 쓰세요."

비식별 처리, 그러니까 누구인지 알아볼 수 없게 값을 가공하는 일을 거치면 같은 분석을 해도 된다는 안내입니다.

"이번 보안 심사에서 권한 회수 절차를 증빙으로 내야 해요."

규칙이 문서로만 있는지 기록으로 돌아가는지를 상대가 확인하려 한다는 뜻입니다.

페이지덱이 이 일을 시작한 건 규원이 기업 고객 계약을 앞두고 데이터 관리 현황을 문서로 내달라는 요구를 받으면서였습니다. 정리를 맡은 지현이 분석에 쓰이는 표 40개를 목록으로 옮기다가 주인이 없는 표 12개를 찾았습니다. 만든 사람이 퇴사했거나, 한 번 쓰고 남겨 둔 것들이었습니다. 절반은 지우고 절반은 주인을 정했습니다.

효과는 심사 통과보다 다른 데서 먼저 났습니다. 그 전까지 매출 숫자가 이상하다는 질문은 전체 채널에 올라가 아무도 답하지 않는 채로 흘러갔는데, 목록이 생긴 뒤로는 묻는 사람이 주인에게 바로 갑니다.

법무나 보안 담당자가 알아서 하는 일이라고 여기는 경우가 많습니다. 개인정보라는 말이 붙어 있으니 자연스러운 오해입니다. 하지만 어느 칸이 무엇을 뜻하고 누가 실제로 그 값을 쓰는지 아는 사람은 데이터를 만들고 쓰는 팀뿐입니다. 법무가 혼자 만든 규칙은 실제 표 이름과 맞지 않아서, 적용하려고 보면 문서에 적힌 고객 정보가 어느 표의 어느 칸인지부터 다시 물어봐야 합니다.

한 번 만들어 두면 끝나는 문서 작업으로 보는 것도 흔합니다. 몇 주 안에 산출물이 나오니 프로젝트처럼 느껴집니다. 실제로는 표가 매주 새로 생기고 사람이 팀을 옮겨 다녀서 목록은 한 달이면 어긋나기 시작합니다. 갱신을 붙여 두지 않으면 반년 뒤에는 실제와 다른 문서가 남고, 다음 심사 때 처음부터 다시 만들게 됩니다.