열람 요구권

회사가 나에 대해 무엇을 알고 있는지 물어볼 곳이 오랫동안 없었습니다. 어딘가에 기록이 쌓이고 있다는 것은 알았지만, 무슨 항목이 있고 어디로 넘어갔는지는 그 회사 안에서만 보이는 정보였습니다.

그래서 결정을 받은 쪽이 이유를 알 수 없는 상황이 생겼습니다. 대출이 거절되거나 통신 서비스 가입이 막혔을 때 사유를 물으면 내부 기준이라는 답이 돌아옵니다. 그 기준에 들어간 정보가 애초에 사실이 아니었어도 확인할 방법이 없었습니다. 몇 해 전 연체 기록이 이미 정리됐는데 어느 기관 파일에는 그대로 남아 있는 식입니다.

여기서 문제가 되는 것은 틀린 정보 자체가 아니라 틀린 것을 발견할 통로가 없다는 점이었습니다. 고칠 권리가 있어도 무엇이 어떻게 적혀 있는지 모르면 고쳐 달라고 말할 수가 없습니다.

열람 요구권은 그 통로를 제도로 만든 권리입니다. 정보주체가 요구하면 회사는 보유 항목과 이용 내역을 정해진 기한 안에 보여 줘야 합니다. 뒤따르는 권리들의 입구 역할을 합니다. 정정을 요구하거나 삭제를 요구하려면 먼저 무엇이 있는지 알아야 하고, 그 확인을 여기서 합니다.

정보주체가 회사의 창구에 요구서를 내면, 회사가 본인인지 확인한 뒤 법이 정한 기한 안에 보유 항목과 이용 내역을 정리해 보여 줍니다.

1. 접수합니다. 창구는 개인정보처리방침에 적어 둔 곳입니다. 전용 웹 양식이나 지정된 메일 주소가 흔하고, 대리인이 신청하는 경우에는 위임 사실을 함께 받습니다.
2. 본인을 확인합니다. 남의 정보를 대신 받아 가는 것을 막는 단계이지만, 과도한 서류를 요구하면 그 자체가 권리 행사를 막는 것으로 봅니다. 이미 로그인한 계정으로 들어와 요청했다면 신분증 사본까지 받을 이유는 없습니다.
3. 범위를 정합니다. 보여 줄 것은 보관하고 있는 항목만이 아닙니다. 그 정보를 무슨 목적으로 쓰고 있는지, 누구에게 제공했는지, 어느 업체에 처리를 맡겼는지, 언제까지 보관하는지가 함께 들어갑니다. 회원 정보 화면을 캡처해 보내는 것으로는 이 범위를 채우지 못합니다.
4. 기한 안에 회신합니다. 국내 규정은 요구를 받은 날부터 10일 안에 열람하게 하라고 정해 두고, 유럽 규정은 한 달을 기준으로 삼습니다. 기한을 넘겨야 할 사정이 있으면 이유를 알리고 연장합니다.
5. 가릴 부분을 가립니다. 다른 사람의 개인정보가 섞인 부분과 법이 열람을 제한한 항목은 지운 뒤 제공하고, 왜 그 부분을 제외했는지 함께 알립니다. 요청을 전부 거절하는 것과 일부를 가려 제공하는 것은 다른 처리입니다.

비용은 원칙적으로 받지 않습니다. 같은 사람이 짧은 기간에 같은 요청을 반복하는 경우에만 실비를 청구할 수 있습니다.

요청이 실제로 도착하는 자리는 넷입니다.

1. 제품 안의 내보내기 기능 — 계정 설정에 내 데이터 내려받기 항목을 두면 요청 상당수가 사람 손을 타지 않고 끝납니다. 요청이 한 달에 두세 건만 들어와도 손으로 정리하는 데 건당 몇 시간이 들기 때문에 자동화가 빠르게 남는 장사가 됩니다.
2. 문의 창구 — 자동화 밖의 요청은 사람이 받습니다. 접수한 날짜와 처리한 날짜를 남기고 기한을 관리하는 절차가 없으면 10일은 쉽게 넘어갑니다.
3. 기업 고객 계약 — 우리가 고객사의 데이터를 대신 처리하는 위치라면, 고객사에 들어온 열람 요구를 우리가 받아 처리해 줘야 합니다. 요청을 며칠 안에 어떤 형식으로 전달할지가 계약 조항으로 들어갑니다.
4. 데이터 지도 — 어느 테이블과 어느 외부 도구에 누구의 정보가 있는지 정리돼 있지 않으면 응답 자체가 불가능합니다. 여기서 개인정보처리자로서의 책임이 실제 일로 바뀝니다.

"열람 요구 들어왔어요. 10일 안에 회신해야 하니 이번 주에 정리해 주세요."

기한이 있는 일이라 다른 작업보다 앞으로 당겨야 한다는 말입니다.

"제공 내역도 같이 넣어 주세요. 보유 항목만 보내면 절반만 답한 거예요."

열람 범위가 보관 목록보다 넓다는 지적입니다.

"이 문의 내역에는 상대방 이름이 들어 있어서 그 부분은 가리고 보냅니다."

다른 사람의 정보를 함께 넘기지 않기 위한 처리입니다.

페이지덱에 첫 열람 요구가 들어온 것은 기업 고객을 받기 시작한 뒤였습니다. 고객사의 직원 한 명이 자기 정보를 확인하겠다고 요청했고, 수아가 그 요청을 받아 규원에게 전달했습니다. 계약서에는 우리가 5일 안에 정리해 고객사에 보내기로 적혀 있었습니다.

태오가 정리한 결과는 회원 표 한 행이 아니라 여섯 곳에서 나왔습니다. 계정 정보, 문서 열람 기록, 문의 내역, 결제 대행사 기록, 분석 도구에 보낸 이벤트, 메일 발송 도구의 수신 기록입니다. 그중 문의 내역에는 다른 직원의 이름이 섞여 있어 그 부분을 가렸습니다. 첫 건에 이틀이 걸렸고, 그 뒤에 계정 설정에 내려받기 버튼을 만들었습니다.

화면에서 자기 정보를 볼 수 있으면 열람권을 이미 지키고 있다고 생각하는 경우가 많습니다. 프로필 화면에 이름과 이메일이 나오니 열람이 된 것처럼 보입니다. 그런데 이 권리가 묻는 것은 무엇을 보관하는지만이 아니라 그것을 어디에 쓰고 누구에게 줬는지까지입니다. 프로필 화면에는 분석 도구로 보낸 이벤트도, 결제 대행사에 넘긴 기록도, 보관 기한도 나오지 않습니다. 화면이 있다는 이유로 별도 절차를 만들지 않으면 실제 요구가 들어온 날 열흘을 다 쓰고도 절반만 답하게 됩니다.

정보를 달라는 요청이니 가진 것을 다 보내면 된다고 읽는 오해도 있습니다. 성실하게 응하는 태도처럼 보이기 때문입니다. 문제는 한 사람의 기록에 다른 사람의 정보가 섞여 있는 경우가 흔하다는 데 있습니다. 문의 내역에 상대방 이름이 있고, 공유 문서 기록에 같이 작업한 사람의 계정이 남아 있습니다. 확인하지 않고 통째로 보내면 열람 요구에 응하는 과정에서 다른 사람의 정보를 유출하는 사고가 됩니다.