회의 원칙

회의는 늘어나기만 하는 성질이 있습니다. 하나 열려면 초대장을 보내면 되고 없애려면 누군가 나서서 없애자고 말해야 하는데, 그 말을 꺼내는 사람이 대개 없기 때문입니다. 사람이 늘 때마다 맞춰야 할 자리가 생기고, 한 번 정기 일정으로 박힌 회의는 안건이 없는 주에도 그대로 열립니다.

시간이 얼마나 드는지가 잘 보이지 않는 것도 한몫합니다. 캘린더에는 30분이라고 적혀 있지만 다섯 명이 들어오면 회사가 쓴 시간은 두 시간 반입니다. 이 비용은 누구의 장부에도 적히지 않아서, 한 명을 더 부르는 결정은 항상 공짜처럼 느껴집니다.

페이지덱에서도 같은 일이 있었습니다. 구성원이 스무 명을 넘기던 무렵 민서가 주간 캘린더를 펼쳐 놓고 세어 보니 회의에 잡힌 시간이 주당 열두 시간이었습니다. 그중 절반은 이미 문서로 공유된 내용을 다시 듣는 자리였고, 두 건은 반년 전에 만든 사람이 나간 뒤에도 목적 없이 그대로 돌고 있었습니다. 회의 원칙은 이 상태를 개인의 눈치나 의지에 맡기지 않고 규칙으로 막으려고 만든 장치입니다.

회의를 열기 전과 진행 중과 끝난 뒤에 각각 지킬 것을 정해 두고, 그 조건을 채우지 못하면 회의를 열지 않는 방식으로 작동합니다.

실무에서 쓰이는 규칙은 대개 다섯 가지로 정리됩니다.

1. 목적을 한 문장으로 적습니다. 이 자리가 결정하는 자리인지, 논의하는 자리인지, 알리는 자리인지를 초대장에 밝힙니다. 셋의 진행 방식이 다르기 때문입니다. 결정하는 자리라면 누가 결정하는지까지 적습니다.
2. 알리는 것뿐이면 회의를 열지 않습니다. 듣기만 하는 자리는 글로 대신할 수 있습니다. 말보다 글로 먼저 정리해 공유하는 문서 우선 문화가 자리 잡은 팀일수록 이 항목에서 걸러지는 회의가 많습니다.
3. 안건과 읽을 자료를 하루 전에 돌립니다. 배경을 회의 시간에 설명하면 30분 중 20분이 상황 설명으로 갑니다. 미리 읽고 들어오면 그 20분이 통째로 논의에 쓰입니다. 자료가 준비되지 않았으면 회의를 미루는 편이 낫습니다.
4. 참석자를 목적에 필요한 사람으로 줄입니다. 혹시 몰라서 부르는 사람이 가장 많은 시간을 잡아먹습니다. 결정에 관여하지 않지만 결과는 알아야 하는 사람에게는 회의록을 보냅니다.
5. 끝나기 전에 결정된 것과 다음에 할 일을 적습니다. 담당자와 기한이 붙은 후속 조치, 곧 액션 아이템 형태여야 합니다. 이걸 빼면 같은 안건이 다음 회의에 그대로 올라옵니다.

여기에 팀 단위 규칙을 얹기도 합니다. 안건이 올라오지 않은 정기 회의는 전날 취소하기, 수요일 오후에는 아무도 회의를 잡지 않기 같은 것들입니다. 개인이 매번 판단하지 않아도 되도록 미리 정해 두는 쪽이 오래갑니다.

가장 먼저 쓰이는 자리는 정기 회의를 걸러 내는 점검입니다. 분기에 한 번씩 캘린더에 박힌 반복 일정을 전부 꺼내 놓고 목적을 다시 적어 봅니다. 한 문장으로 못 적는 회의는 없앱니다. 남기기로 한 회의도 주기나 참석자를 줄일 수 있는지 함께 봅니다.

새로 회의를 만들 때도 같은 규칙이 문턱 역할을 합니다. 초대장 양식에 목적과 안건 칸을 두면 그 칸을 채우다가 회의가 필요 없다는 걸 스스로 알아차리는 경우가 생깁니다. 페이지덱에서는 이 방식으로 주간 동기화 회의 두 건이 문서 공유로 바뀌었습니다.

같은 시간에 붙어 있어야 하는 동기 커뮤니케이션과 그렇지 않은 비동기 커뮤니케이션 사이에서 무엇을 어디에 둘지 가르는 기준으로도 쓰입니다. 근무 시간이 겹치지 않는 구성원이 있는 팀은 겹치는 시간이 귀해서, 그 시간을 논의와 결정에만 쓰고 공유는 글로 밀어냅니다.

킥오프처럼 목적이 뚜렷한 회의에도 그대로 적용됩니다. 목표와 역할을 맞추는 자리라는 목적이 이미 정해져 있어도, 누가 들어오고 무엇을 정하고 나올지를 적지 않으면 두 시간짜리 잡담이 됩니다. 회고는 후속 조치가 빠지면 의미가 사라지는 회의라 다섯째 항목이 특히 크게 걸립니다.

"이 회의 목적이 결정이에요, 공유예요? 공유면 문서로 주세요."

자리를 만들기 전에 정말 모여야 하는지 되묻는 말입니다.

"안건이 안 올라왔으니 내일 정기 회의는 취소할게요."

정기 일정이라도 채울 내용이 없으면 열지 않는다는 규칙을 실행하는 말입니다.

"끝나기 전에 누가 언제까지 뭘 할지만 정리하고 가죠."

논의가 결론 없이 흩어지지 않도록 마지막 5분을 확보하는 말입니다.

페이지덱에서 이 규칙을 가장 자주 꺼내는 사람은 지현입니다. 제품 쪽 회의 대부분이 지현의 캘린더를 거치기 때문입니다. 누가 회의를 잡아 달라고 하면 무엇을 정하고 싶은지부터 묻고, 답이 "진행 상황을 좀 듣고 싶어서" 면 회의 대신 그 주 문서 링크를 보냅니다.

반대 방향으로 쓰이기도 합니다. 태오가 설계 방향을 두고 문서에 코멘트가 서른 개 달린 채 사흘째 결론이 나지 않는다고 하면 지현이 30분 회의를 잡습니다. 글로 주고받는 왕복이 길어질 때는 모이는 쪽이 싼 선택입니다. 회의를 줄이는 규칙이 아니라 회의를 제자리에 두는 규칙이라는 점이 여기서 드러납니다.

회의 원칙을 회의를 줄이자는 운동으로 받아들이는 경우가 가장 많습니다. 시간이 아깝다는 이야기가 앞에 나오니 그렇게 읽기 쉽습니다. 하지만 규칙의 목적은 개수가 아니라 밀도입니다. 필요한 자리를 없애면 결정이 밀리고, 밀린 결정은 사람마다 다른 짐작으로 채워져 나중에 되돌리는 비용으로 돌아옵니다. 열 건을 다섯 건으로 줄였는데 그 다섯 건에서도 아무것도 정해지지 않으면 이전보다 나빠진 것입니다. 줄어드는 것은 결과이지 목표가 아닙니다.

형식만 갖추면 지켜진다고 보는 오해도 잦습니다. 초대장에 목적 칸이 생기고 회의록 양식이 배포되면 규칙이 도입된 것처럼 보이기 때문입니다. 실제로는 목적 칸에 "논의" 두 글자만 적히고 회의록에는 오간 말이 순서대로 받아 적혀 있는 상태가 흔합니다. 양식은 판단을 대신해 주지 않습니다. 목적 칸이 비었을 때 회의를 반려하는 사람이 있어야 규칙이 작동하고, 그 역할을 의사결정 방식에서 정해 둔 결정권자가 맡는 팀이 오래 유지합니다.