발주서

구성원 열 명짜리 회사에 파는 일에는 이 문서가 없습니다. 담당자가 카드를 꺼내면 그날 결재가 끝납니다. 문제는 회사가 커지면서 돈 나가는 길이 담당자의 손을 떠날 때 생깁니다.

말로는 다 된 거래가 두 달째 입금되지 않는 일이 그래서 생깁니다. 실무 담당자는 쓰기로 했다고 하고, 팀장도 승인했다고 합니다. 청구서를 보냈는데 아무 일도 일어나지 않습니다. 확인해 보면 구매 부서가 그 지출을 아직 등록하지 않은 상태입니다. 등록되지 않은 지출은 재무 시스템에서 존재하지 않는 지출이라, 청구서를 몇 번 다시 보내도 결과는 같습니다.

발주서는 그 등록이 끝났다는 증거입니다. 고객사가 자기 절차 안에서 "이 금액을 이 업체에 지출한다" 고 확정한 뒤 번호를 붙여 내보내는 문서라, 파는 쪽에는 이 번호가 성사 여부를 가르는 신호가 됩니다. 이 문서를 받기 전까지의 합의는 전부 사람의 말이고, 사람은 부서를 옮기거나 회사를 떠납니다.

들어가는 항목은 회사마다 서식이 다르지만 쓰이는 것은 대개 다섯입니다.

1. 발주 번호 — 고객사가 자기 규칙으로 붙인 식별자입니다. 이 문서에서 실제로 일하는 부분이 이 번호입니다. 우리가 보내는 청구서, 곧 청구 금액과 내역을 적어 보내는 인보이스에 이 번호를 적어야 상대 회사의 지급 담당자가 어느 지출인지 찾아냅니다. 번호를 빼고 보낸 인보이스는 반송되거나 어느 서류함에서 조용히 멈춥니다.
2. 품목과 수량 — 무엇을 몇 개 사는지입니다. 소프트웨어라면 플랜 이름과 좌석 수가 여기 들어갑니다.
3. 금액 — 단가와 총액입니다. 앞서 보낸 견적서의 값과 한 원 단위까지 같아야 합니다. 협상 막바지에 값을 조금 내렸다면 새 견적서를 다시 보내 그 값으로 발주서를 받습니다. 금액이 다르면 지급 절차가 그 자리에서 멈추고, 고친 발주서가 다시 나오는 데 또 한 주가 걸립니다.
4. 기간과 납기 — 계약 시작일과 종료일, 또는 언제까지 제공하는지입니다.
5. 대금 조건 — 인보이스를 받고 며칠 안에 내는지입니다. 30일이 흔하고 대기업에서는 60일도 나옵니다. 이 값이 우리 쪽 현금 흐름을 정합니다.

앞의 문서들과 어떻게 이어지는지를 보면 자리가 분명해집니다. 견적서가 값을 제시하고, 거래 전반에 적용할 규칙을 담은 기본 계약서가 조건을 정하고, 발주서가 그 값과 조건에 맞춰 실제 지출을 확정합니다. 기본 계약서를 이미 맺어 둔 고객사와의 두 번째 거래는 대개 발주서 한 장으로 끝납니다. 규칙은 지난번에 정해 뒀으니 수량과 금액만 새로 적으면 되는 것입니다.

쓰는 쪽은 고객사입니다. 파는 쪽이 만드는 문서가 아니라 받는 문서라는 점이 앞의 자료들과 다릅니다.

고객사 안에서 이 문서를 만드는 사람은 실무 담당자가 아니라 구매 담당자입니다. 그 사람은 제품을 쓰지 않고 우리와 미팅한 적도 없습니다. 보는 것은 셋입니다. 승인 절차를 다 지났는지, 예산 항목이 맞는지, 업체 등록이 돼 있는지입니다. 셋 다 우리 제품과 아무 관계가 없는 항목이라, 앞 단계에서 통했던 설명이 여기서는 한 줄도 쓰이지 않습니다. 그래서 거래가 이 자리에서 멈출 때 원인은 제품이나 값이 아닙니다. 사업자등록증이나 통장 사본을 아직 안 냈거나, 신규 업체 등록에 2주가 걸리는데 그 절차를 아무도 시작하지 않은 경우입니다.

읽는 쪽은 둘입니다. 파는 쪽에서는 영업 담당자가 번호를 확인하고 청구서에 옮깁니다. 고객사에서는 지급 담당자가 나중에 이 문서와 우리 청구서를 나란히 놓고 대조합니다. 둘이 맞아야 돈이 나갑니다.

그래서 이 단계에서 영업이 할 일은 설득이 아니라 안내입니다. 상대 실무 담당자도 자기 회사의 구매 절차를 모르는 경우가 많습니다. 발주서를 언제까지 받아야 이번 달에 시작할 수 있는지, 그 전에 무슨 서류를 우리가 내야 하는지를 먼저 알려 주면 일정이 2주쯤 앞당겨집니다. 서명 절차와 결재선을 확인하는 이 마지막 구간을 클로징이라고 부르는데, 여기서 비는 시간의 대부분이 이 안내를 안 해서 생깁니다.

"발주서 번호 나왔어요? 그거 없으면 청구서 못 올립니다."

지급 절차가 열렸는지 확인하는 말입니다.

"이번 분기 실적에는 넣지 않았어요. 발주서가 다음 주에 나온다고 해서요."

성사 시점의 기준을 이 문서로 잡고 있다는 뜻입니다.

"발주서 금액이 견적서보다 12만 원 적게 왔는데요."

숫자가 어긋나 지급이 막힐 상황이니 어느 쪽을 고칠지 정해야 합니다.

페이지덱에서는 수아가 기업 고객과 이야기할 때 협상이 끝나기 전에 구매 절차를 먼저 묻습니다. 발주서가 필요한 회사인지, 필요하면 신규 업체 등록에 며칠이 걸리는지입니다. 이 질문을 미리 해 두면 분기 마지막 주에 급해질 일이 줄어듭니다.

지난 분기에는 이 질문을 빠뜨린 건이 하나 있었습니다. 상대 실무 담당자가 승인까지 다 받아 놓았는데, 신규 업체 등록에 3주가 걸린다는 사실을 마지막 주에 알았습니다. 계약은 성사됐지만 실적은 다음 분기로 넘어갔고, 규원은 그 뒤로 기업 거래에는 구매 절차 확인 항목을 아예 단계 조건에 넣었습니다.

발주서를 계약서로 여기는 경우가 많습니다. 금액과 기간이 적혀 있고 도장이 찍혀 오니 그렇게 보입니다. 하지만 이 문서에는 무슨 일이 생겼을 때 누가 어디까지 책임지는지가 없습니다. 배상 범위, 해지 방법, 개인정보를 어떻게 다룰지 같은 것은 기본 계약서에 있습니다. 발주서만 받아 두고 시작한 거래는 문제가 생겼을 때 기댈 문장이 없고, 그때는 이미 서비스를 제공한 뒤라 협상할 위치도 잃습니다.

발주서를 받았으니 돈이 들어온 것이라고 읽는 것도 흔합니다. 공식 문서가 왔으니 남은 것은 시간 문제처럼 느껴집니다. 실제로는 여기서부터 대금 조건에 적힌 날수가 시작됩니다. 30일 조건이면 청구서를 보낸 뒤 한 달, 60일이면 두 달입니다. 발주서를 분기 마지막 날에 받은 거래의 돈은 다음 분기에 들어옵니다. 이 차이를 모르고 계획을 세우면 매출은 맞는데 통장은 비는 상태가 됩니다.