인보이스

돈을 달라는 말을 말로만 하던 때가 있었습니다. 담당자끼리 메신저로 "이번 달 320만 원입니다" 하고 주고받으면 그걸로 청구가 끝난 것처럼 보였습니다. 문제는 그 뒤에 생겼습니다.

고객사 담당자가 그 금액을 회사 돈으로 내려면 사내 결재를 올려야 하는데, 올릴 서류가 없었습니다. 메신저 대화를 캡처해 붙이면 결재선에서 무엇에 대한 돈인지, 어느 기간의 값인지, 부가세가 포함된 금액인지를 되물어 왔습니다. 한 번 되물을 때마다 입금이 한 주씩 밀렸습니다.

받는 쪽뿐 아니라 보내는 쪽에도 같은 문제가 있었습니다. 석 달 뒤에 고객이 "그때 그 300만 원은 무슨 값이었죠" 하고 물으면 답할 근거가 대화 기록뿐이었습니다. 인보이스는 이 두 문제를 한 장의 서류로 막습니다. 청구의 내용을 고정해 두고, 그 한 장이 그대로 상대 회사의 결재 서류가 되게 만듭니다.

인보이스 한 장에는 누가 누구에게, 무엇을, 얼마에, 언제까지 내라고 하는지가 빠짐없이 들어갑니다.

1. 발행인과 수신인. 파는 회사와 사는 회사의 상호, 사업자등록번호, 주소, 담당자가 들어갑니다. 수신인을 고객사의 실무 담당자로만 적으면 그 사람이 휴가일 때 서류가 멈추므로 재무팀 주소를 함께 넣는 경우가 많습니다.
2. 인보이스 번호. 한 장마다 겹치지 않게 붙이는 고유 번호입니다. 나중에 입금 내역과 청구 내역을 맞춰 볼 때 기준이 되는 값이라, 통장에 찍힌 200만 원이 어느 청구 건인지를 이 번호로 찾습니다.
3. 발행일과 지급 기한. 언제 보냈고 언제까지 내야 하는지입니다. 기한은 보통 발행일로부터 30일처럼 일수로 정해 두고, 이 날짜가 지나야 비로소 연체로 셉니다.
4. 항목 줄. 무엇을 얼마나 썼는지를 한 줄씩 적는 자리이고, 인보이스에서 가장 자주 문제가 되는 곳입니다. 요금제 이름, 사용 인원, 기간, 단가, 줄별 금액이 들어갑니다. 스무 명이 쓰는 팀 요금제를 "서비스 이용료 300만 원" 한 줄로 적으면 고객사 결재선에서 근거를 되묻지만, "팀 요금제 / 20명 / 3개월 / 1인당 5만 원" 으로 적으면 되물을 것이 없습니다. 기간 중간에 인원이 바뀌었다면 일할 계산한 줄을 따로 답니다.
5. 소계와 부가세와 합계. 세전 금액, 부가가치세, 최종 금액을 나눠 적습니다. 합계만 적으면 고객사가 세금 처리를 못 합니다.
6. 입금 정보. 계좌번호나 카드 결제 링크가 들어갑니다. 카드로 받는다면 카드 결제를 중계해 주는 결제 대행 쪽 결제 페이지 주소가 여기 붙습니다.
7. 참조 번호. 고객이 구매 의사를 공식화한 문서인 발주서의 번호나 계약 번호를 적는 자리입니다. 대기업 고객은 이 번호가 없으면 결재 자체가 시작되지 않는 경우가 많습니다.

회사가 작을 때는 세일즈가 직접 쓰고, 고객이 늘면 청구 시스템이 자동으로 발행합니다. 주기마다 일정액을 받는 구독 모델이라면 매달 같은 날 수백 장이 한 번에 나가므로 사람이 쓰는 방식은 오래가지 못합니다. 다만 자동 발행으로 바꾼 뒤에도 계약 조건이 표준과 다른 기업 고객은 사람이 따로 봅니다.

읽는 쪽은 한 사람이 아닙니다. 이 점이 인보이스를 쓰는 방식을 정합니다.

1. 고객사 실무 담당자. 이 서류를 받아 결재를 올리는 사람입니다. 항목이 자기가 아는 계약 내용과 맞아떨어져야 그대로 올립니다.
2. 고객사 재무 담당자. 금액과 부가세, 지급 기한을 봅니다. 이 사람이 실제로 돈을 보냅니다.
3. 결재선의 상급자. 계약 내용을 모르는 채 금액만 보는 사람입니다. 항목 줄이 뭉뚱그려져 있으면 여기서 멈춥니다.
4. 양쪽 회계. 나중에 장부를 맞출 때 다시 꺼내 봅니다. 그래서 한 번 보낸 인보이스는 고치지 않고, 금액이 틀렸으면 취소하고 새 번호로 다시 발행합니다.

"인보이스 발행은 됐는데 PO 번호가 빠져서 고객사 결재가 안 올라갔대요."

서류는 보냈지만 상대 회사 절차가 시작되지도 않았다는 뜻입니다.

"이번 달 인보이스는 일할 계산 들어가니까 항목 줄 두 개로 나눠 주세요."

한 달 안에 요금이 바뀌어 기간을 쪼개 적어야 한다는 요청입니다.

"인보이스 기한이 지난 지 45일인데 아직 입금이 없습니다."

연체 상태이고 회수 절차를 시작해야 한다는 보고입니다.

페이지덱에서 기업 고객 인보이스는 수아가 확인한 뒤 나갑니다. 시스템이 초안을 만들어도 계약서와 항목이 맞는지는 사람이 봅니다. 중간에 인원이 늘어난 고객, 계약서에 적힌 할인율이 따로 있는 고객이 매달 몇 곳씩 나오기 때문입니다.

지난 분기에는 이 확인을 건너뛴 인보이스 한 장이 문제가 됐습니다. 계약서에 있던 15퍼센트 할인이 빠진 채 나가서 고객사 담당자가 되물었고, 취소하고 다시 발행하는 데 나흘이 걸렸습니다. 금액은 되돌렸지만 그 나흘만큼 입금이 밀렸고, 규원이 분기 현금 흐름을 볼 때 그 건이 목록에 남았습니다.

인보이스를 보내면 청구가 끝났다고 보는 경우가 가장 많습니다. 파는 쪽에서는 서류를 만들어 보내는 일이 가장 손이 많이 가는 단계라 그 뒤는 기다리기만 하면 되는 것처럼 느껴집니다. 하지만 받는 쪽에서는 그때부터 일이 시작됩니다. 담당자가 결재를 올리고, 상급자가 승인하고, 재무팀이 지급일에 맞춰 이체합니다. 이 절차는 회사마다 2주에서 6주가 걸리고, 참조 번호 하나가 빠지면 처음으로 돌아갑니다. 보낸 날을 받은 날로 여기고 자금 계획을 세우면 매달 그만큼씩 어긋납니다.

인보이스에 정해진 법정 양식이 있다고 여기는 것도 흔합니다. 세금계산서에는 법으로 정해진 서식과 기한이 있으니 비슷한 서류인 인보이스도 그럴 것이라 짐작하게 됩니다. 실제로는 양식이 자유롭고, 무엇을 넣을지는 파는 쪽이 정합니다. 이 점을 모르면 두 방향으로 잘못 갑니다. 한쪽은 양식이 자유롭다는 이유로 항목을 대충 적어 결재가 막히고, 다른 한쪽은 정해진 서식이 있는 줄 알고 세금계산서를 인보이스 대신 보냅니다. 두 번째 경우 고객사 재무팀은 서류를 받았지만 결재를 올릴 근거가 없어 입금이 멈춥니다.