계약

영업의 진행 단계를 적어 두는 표에는 오랫동안 협상까지만 있었습니다. 상대가 하겠다고 말한 시점이 곧 끝이었고, 그 뒤에 남은 일은 서류 정리쯤으로 봤습니다. 그래서 담당자는 통화에서 좋다는 답을 들은 날 성사로 보고했고, 실제 서명은 한 달 뒤에 났습니다. 한 달이 비면 그달의 숫자가 전부 어긋납니다. 이번 분기에 들어온다고 계산한 금액이 다음 분기로 밀리고, 그 금액을 믿고 잡아 둔 채용과 광고 예산이 함께 밀립니다.

페이지덱도 같은 자리에서 한 번 넘어졌습니다. 분기 마지막 주에 수아가 구성원 40명짜리 고객사 건을 다 됐다고 보고했는데, 규원이 어디까지 됐느냐고 묻자 상황이 드러났습니다. 실무 담당자는 쓰겠다고 했지만 그 회사 구매 부서는 발주 번호를 아직 안 냈고, 법무 검토자는 비밀유지계약부터 다시 쓰자고 했고, 보안 담당자는 스무 문항짜리 점검표를 보내온 상태였습니다. 세 사람 모두 그 주에 처음 등장한 사람이었습니다. 결국 그 건은 6주 뒤에 서명됐습니다.

이 구간에 따로 이름이 붙은 이유가 여기 있습니다. 앞 구간까지 상대하던 사람과 이 구간에서 상대하는 사람이 다릅니다. 실무 담당자는 제품이 자기 일을 얼마나 편하게 해 주는지를 보지만, 구매 부서와 법무 검토자는 이 거래에 회사가 어떤 위험을 지는지를 봅니다. 질문의 종류가 바뀌니 설득하는 방법도 바뀝니다. 제품 시연을 한 번 더 하는 것으로는 아무것도 움직이지 않고, 대신 배상 상한이 적힌 문장과 데이터 보관 위치를 적은 답변서가 필요합니다.

거래가 여기서 멈추면 앞의 노력이 통째로 사라진다는 점도 이 구간을 따로 관리하게 만듭니다. 문서 한 장이 빠져 있어 3주가 밀리는 동안 상대 회사의 예산 편성 시점이 지나가면, 여덟 달을 들인 거래가 다음 해로 넘어갑니다. 그래서 이 구간을 따로 떼어 놓은 회사는 앞 단계에서부터 준비를 시작합니다. 제안하는 자리에서 결재 절차가 어떻게 되는지, 법무 검토에 보통 며칠이 걸리는지, 발주 번호를 내는 사람이 누구인지를 미리 물어 두는 식입니다. 물어보면 대개 알려 주는데, 묻지 않으면 그 세 가지는 서명 직전에야 한꺼번에 나타납니다.

이 이름 아래 묶인 용어는 세 갈래입니다. 오가는 문서가 한쪽이고, 계약을 어떤 모양으로 맺는지가 다른 쪽(형태)이며, 그 문서에 실제로 적히는 값이 나머지(조건)입니다.

문서는 이 구간에서 주고받는 종이들입니다. 네 가지가 있고, 대체로 아래 순서로 오갑니다.

1. 비밀유지계약 — 서로 주고받은 정보를 밖에 알리지 않기로 하는 계약입니다. 대개 가장 먼저 오갑니다. 상대가 내부 자료를 보여 주거나 우리가 아직 안 나온 기능을 설명하려면 이것부터 있어야 하기 때문입니다. 양쪽 모두에게 같은 의무를 거는 형태가 보통이고, 서명까지 하루에서 한 주쯤 걸립니다.
2. 견적서 — 얼마에 무엇을 주는지 적어 내미는 문서입니다. 좌석 몇 개를 어느 플랜으로 몇 년간 쓰는지, 할인을 얼마나 붙이는지가 한 장에 들어갑니다. 유효 기간을 적는다는 점이 이 문서의 성격을 보여 줍니다. 이 값이 언제까지 유효한지 못 박아 두지 않으면 반년 전 견적을 들고 와 같은 가격을 요구받게 됩니다.
3. 기본 계약서 — 두 회사가 거래할 때 공통으로 적용할 규칙을 한 번에 정해 두는 계약입니다. 배상 범위, 해지 방법, 개인정보를 어떻게 다룰지 같은 것들이 여기 들어갑니다. 한 번 맺어 두면 다음 거래에서는 수량과 금액만 적은 주문서 한 장으로 끝나기 때문에, 같은 고객사와 계속 거래할 생각이라면 첫 거래에서 시간을 들일 값어치가 있습니다.
4. 발주서 — 고객사가 사겠다는 뜻을 공식 문서로 낸 것입니다. 구매 부서가 번호를 붙여 발행하고, 그 번호가 있어야 우리가 보낸 청구서가 상대 회사의 지급 절차에 올라갑니다. 실무 담당자가 아무리 하겠다고 해도 이 번호가 안 나왔으면 돈이 들어올 길이 아직 열리지 않은 것이라, 성사 여부를 가르는 기준으로 이 문서를 쓰는 회사가 많습니다.

형태는 계약을 어떤 크기로 맺을지 정하는 갈래입니다. 여기에는 한 가지가 있습니다. 파일럿 계약은 본 계약 전에 한 팀만 석 달쯤 써 보는 짧은 계약입니다. 쓸지 말지를 회의로 정하지 말고 실제로 써 보고 정하자는 장치라, 상대가 위험을 느낄 때 문을 여는 데 씁니다. 다만 끝난 뒤에 어떻게 할지를 안 적으면 시범 상태가 계속 이어집니다. 무엇이 확인되면 본 계약으로 넘어가는지, 안 넘어가면 언제 끝나는지를 계약서 안에 숫자로 적어 두어야 합니다.

조건은 문서마다 들어가는 값입니다. 세 가지가 있고, 셋 다 매출이 언제 얼마나 잡히는지에 곧바로 이어집니다.

1. 계약 기간 — 계약이 유지되는 기간입니다. 1년이 기본이고, 2년이나 3년으로 길게 묶는 경우도 많습니다. 길게 묶는 대가로 값을 깎아 주는 것이 보통이라, 기간과 할인은 늘 한 묶음으로 협상됩니다.
2. 자동 갱신 조항 — 따로 끝내겠다고 말하지 않으면 계약이 같은 조건으로 이어진다는 문장입니다. 함께 적히는 통보 기한이 실제 내용입니다. 만료 60일 전까지 알려야 한다고 적혀 있으면 만료 한 달 전에 마음을 바꿔도 한 해를 더 쓰게 됩니다.
3. 할인 정책 — 누가 어디까지 깎아 줄 수 있는지 미리 정해 둔 기준입니다. 담당자 재량은 10퍼센트까지, 그 위는 팀장, 20퍼센트를 넘으면 대표 승인처럼 단계를 나눠 둡니다. 이 기준이 없으면 분기 마지막 주마다 깎아 주고 보는 일이 반복되고, 다음 해 갱신 협상은 그 낮아진 값에서 시작합니다.

세 갈래는 한 거래 위에서 이어집니다. 비밀유지계약이 대화의 문을 열고, 견적서가 숫자를 올리고, 기본 계약서가 규칙을 정하고, 발주서가 돈이 나올 길을 엽니다. 형태는 이 순서를 한 번 접었다 펴는 장치이고, 조건은 어느 문서에 들어가든 같은 값을 가리킵니다. 그래서 어디서 막혔는지 물을 때 답이 짧아집니다. 비밀유지계약에서 막혔다는 말과 발주서에서 막혔다는 말은 남은 기간이 전혀 다릅니다. 앞쪽은 아직 아무것도 시작되지 않았다는 뜻이고, 뒤쪽은 조건이 다 정해지고 상대 회사 내부 절차만 남았다는 뜻입니다. 같은 진행 중이라는 말이 한쪽에서는 석 달을, 다른 쪽에서는 열흘을 가리킵니다. 파는 규모에 따라 네 문서를 다 쓰지 않기도 합니다. 개인이 카드로 결제하는 제품에는 약관 동의 한 번이 이 네 가지를 대신하고, 문서가 등장하는 것은 상대 회사에 구매 절차가 있을 때부터입니다.

"구두로는 다 됐는데 발주서가 아직 안 나왔어요. 이번 분기 숫자에는 못 넣겠습니다."

상대 실무자의 동의와 회사의 결정은 다르다는 뜻이고, 매출로 잡는 기준은 뒤쪽이라는 말입니다.

"2년으로 묶으면 15퍼센트까지 열 수 있어요. 그 이상은 대표 승인을 받아야 합니다."

할인을 기간과 맞바꾸겠다는 제안이자, 지금 자리에서 결정할 수 있는 선이 어디까지인지 알리는 말입니다.

"저쪽 법무가 우리 기본 계약서 대신 자기들 양식으로 가자고 합니다. 보안 부록까지 붙어서 2주는 더 봐야 해요."

문서의 주도권이 넘어갔으니 일정을 다시 잡자는 요청입니다.

페이지덱이 앞서 6주를 쓴 그 고객사와는 결국 순서를 새로 짰습니다. 수아가 첫 미팅 전에 비밀유지계약부터 보냈고, 서명을 받은 다음 석 달짜리 파일럿 계약을 걸었습니다. 그 계약서에는 두 문장이 들어갔습니다. 석 달 안에 매주 쓰는 사람이 30명을 넘으면 연 단위 계약으로 넘어가고, 못 넘으면 그날로 끝난다는 문장이었습니다.

석 달째에 주간 사용자가 34명이 됐고, 수아는 그다음 주에 견적서를 냈습니다. 좌석 40개에 2년 계약, 할인 15퍼센트였습니다. 규원은 15퍼센트가 승인 범위 안이라 그 자리에서 통과시켰고, 대신 자동 갱신 조항의 통보 기한을 60일에서 30일로 줄여 달라는 상대 요구는 받아들이지 않았습니다. 고객사 구매 부서가 발주 번호를 낸 것은 견적서를 보낸 지 9일 뒤였고, 그날이 이 거래가 숫자로 잡힌 날입니다. 첫 거래에서 6주가 걸린 것과 견주면 두 배 넘게 빨라진 셈인데, 줄어든 것은 협상 시간이 아니라 기다린 시간이었습니다. 비밀유지계약과 보안 점검표를 파일럿 단계에서 미리 끝내 둔 덕분에 마지막에 새로 등장한 사람이 구매 담당자 한 명뿐이었기 때문입니다. 수아는 그 뒤로 첫 미팅마다 결재 절차와 법무 검토 기간을 묻는 질문을 넣었습니다.

서명이 나면 이 구간이 끝난다고 보는 경우가 가장 많습니다. 담당자의 목표 금액이 서명일 기준으로 채워지니 그 자리에서 손을 떼는 것이 자연스러워 보입니다. 하지만 서명한 날 정해진 값들은 그날부터 작동하기 시작합니다. 계약 기간이 다음 해 어느 달에 협상이 다시 열리는지를 정하고, 자동 갱신 조항의 통보 기한이 그 협상을 언제 시작해야 하는지를 정합니다. 서명 후에 아무도 이 날짜를 달력에 옮겨 적지 않으면, 갱신 두 달 전에 고객이 그만 쓰겠다고 말했을 때 이미 통보 기한이 지나 있어 양쪽이 껄끄러워집니다. 반대로 우리가 값을 올리려 할 때도 같은 기한에 걸립니다.

이 구간을 영업의 행정 잡무로 보는 생각도 흔합니다. 제품을 설명하고 설득하는 일이 진짜 영업이고 문서 작업은 뒤처리라는 느낌 때문입니다. 그런데 여기서 정한 조건이 이 고객과 앞으로 몇 년을 어떻게 지낼지를 결정합니다. 분기 숫자를 맞추려고 언제든 3개월 안에 끝낼 수 있다는 조항을 넣어 준 거래는 서명은 났지만 연간 매출로 잡히지 않고, 대신 사용량을 늘리라는 일이 고객 성공 쪽으로 넘어갑니다. 조건을 느슨하게 풀어 닫은 거래일수록 나중에 손이 더 많이 갑니다. 닫는 것이 이 구간의 목표지만, 어떤 조건으로 닫았는지가 그다음 해의 일감을 정합니다. 이 구간의 성적을 서명 건수만으로 재지 않는 회사가 늘어난 것도 같은 이유입니다. 평균 할인율이 얼마였는지, 다년 계약 비중이 얼마인지, 서명까지 며칠이 걸렸는지를 함께 봅니다. 세 숫자가 나빠지는 분기는 대개 앞 단계에서 검증을 건너뛴 거래가 몰린 분기입니다.