견적서

값을 메일 본문에 적어 보내던 시절에는 그 값이 언제까지 유효한지가 아무 데도 없었습니다. 담당자가 "좌석 30개면 연 900만 원 정도입니다" 하고 한 줄을 씁니다. 상대는 그 메일을 저장해 두고 내부 논의로 들어갑니다. 그 논의가 언제 끝나는지는 파는 쪽이 알 수 없습니다.

여섯 달 뒤에 그 메일이 돌아옵니다. 그동안 요금제가 한 번 바뀌어 같은 구성이 연 1,200만 원이 됐는데, 상대는 예전 숫자를 들고 와 그 값을 요구합니다. 파는 쪽에는 거절할 근거가 없습니다. 조건도 기간도 적어 두지 않았기 때문입니다. 그렇게 깎인 300만 원은 그 뒤 몇 해의 갱신 금액을 전부 끌어내립니다.

견적서는 값에 울타리를 두르려고 만든 문서입니다. 무엇에 대한 값인지, 언제까지 유효한지, 어떤 전제에서 나온 값인지를 함께 적어 두면 그 값은 한 번의 제시가 되고 영구 약속이 되지 않습니다. 동시에 상대에게도 쓸모가 생깁니다. 메일 본문은 내부 결재에 올릴 수 없지만 견적서는 올릴 수 있습니다.

들어가는 것은 대개 여섯입니다. 앞의 셋이 값을 만들고 뒤의 셋이 그 값에 울타리를 둡니다.

1. 구성과 수량 — 어느 플랜의 좌석을 몇 개 쓰는지입니다. 소프트웨어에서 값을 정하는 것은 대개 이 두 값이라, 여기가 틀리면 나머지가 다 틀립니다.
2. 단가와 총액 — 좌석당 월 얼마인지, 기간 전체로 얼마인지를 함께 적습니다. 월 단가만 적고 총액을 빼면 상대 재무팀이 직접 곱해야 하고, 그 과정에서 숫자가 어긋납니다.
3. 할인 — 정상가와 적용가를 나란히 두고 할인율을 적습니다. 왜 내려간 값인지도 한 줄 답니다. 3년 계약을 전제로 내린 값이라면 그 문장이 여기 있어야 합니다.
4. 유효 기간 — 이 값이 언제까지 유효한지입니다. 30일이 흔합니다. 이 한 줄이 견적서를 견적서로 만듭니다. 기간이 없으면 값이 아니라 약속이 되고, 약속에는 만료가 없습니다.
5. 계약 기간 — 언제부터 언제까지 쓰는 값인지입니다. 1년 값과 3년 값은 다른 숫자입니다.
6. 대금 조건 — 연 선불인지 분기 청구인지, 청구 후 며칠 안에 내는지입니다.

여기 없는 항목도 함께 봐야 합니다. 배상 범위, 해지 방법, 개인정보를 어떻게 다룰지는 견적서에 넣지 않습니다. 그런 규칙은 거래 전반에 적용하는 기본 계약서가 지고, 정보를 주고받기 전에 맺는 비밀유지계약이 또 다른 몫을 집니다. 견적서에 그것까지 적기 시작하면 한 장으로 끝나던 문서가 법무 검토 대상이 되고, 값을 확인하려던 상대는 답을 못 받습니다.

쓰는 쪽은 영업 담당자이지만 혼자 쓰지는 않습니다.

할인이 걸리면 승인이 붙습니다. 누가 어디까지 깎을 수 있는지를 미리 정해 둔 기준이 회사마다 있어서, 담당자 재량을 넘는 값은 팀장이나 대표를 지나야 문서가 나갑니다. 그래서 견적서 한 장이 나가는 데 하루가 걸리는 회사와 한 주가 걸리는 회사가 갈립니다. 분기 마지막 주에 이 시간이 거래를 놓치는 원인이 되는 일이 잦습니다.

읽는 쪽은 셋이고, 셋이 서로 다른 줄을 봅니다.

1. 실무 담당자는 구성과 수량을 봅니다. 좌석 수가 자기 팀 인원과 맞는지를 확인합니다.
2. 결정권자는 총액과 계약 기간을 봅니다. 한 해에 얼마인지와 몇 년을 묶이는지가 승인 판단의 전부인 경우가 많습니다. 이 사람이 미팅에 없었다면 문서에 적힌 총액이 그 사람이 보는 유일한 숫자입니다.
3. 재무 담당자는 대금 조건과 유효 기간을 봅니다. 언제 돈이 나가는지와 이 값이 언제까지 유효한지가 예산 배정과 직접 이어집니다.

세 사람이 보는 줄이 다르기 때문에 이 문서는 짧아야 합니다. 한 장이 기준입니다. 설명이 필요하면 견적서를 늘리는 대신 범위와 조건까지 담은 제안서를 따로 씁니다.

"견적서 유효 기간 30일로 박아 주세요. 지난번처럼 반년 뒤에 들고 오면 곤란합니다."

값을 기간으로 묶어 두자는 말입니다.

"3년 조건으로 낸 견적이라 1년으로 바꾸면 단가가 올라갑니다."

할인의 전제가 기간이었다는 것을 다시 짚는 말입니다.

"견적서 승인이 이틀 걸려서 분기 마지막 주에 못 보냈어요."

내부 절차가 거래 속도를 깎은 상황입니다.

페이지덱에서는 수아가 견적서를 만들 때 세 가지 안을 함께 냅니다. 1년 안, 2년 안, 3년 안입니다. 기간이 길어질수록 좌석당 단가가 내려가도록 짜 두면 상대가 값을 깎는 대화 대신 기간을 고르는 대화를 합니다. 셋 중 하나를 고르는 자리가 되면 깎아 달라는 요구 자체가 줄어듭니다.

규원은 할인율이 15퍼센트를 넘는 견적서만 직접 봅니다. 보는 것은 할인율 자체가 아니라 그 값을 내린 이유가 문서에 적혀 있는지입니다. 이유가 적혀 있지 않으면 한 해 뒤 갱신 자리에서 그 값이 정상가가 됩니다. 지난 분기에는 이유 없이 20퍼센트가 내려간 견적서 하나가 그 자리에서 되돌려졌습니다.

견적서를 보내면 값이 확정된 것이라고 생각하는 경우가 많습니다. 문서로 나갔으니 합의된 것처럼 보이고, 실제로 그 값으로 계약되는 일이 대부분이라 더 그렇습니다. 하지만 이 문서는 한쪽의 제시일 뿐입니다. 상대가 사겠다고 확정한 상태는 고객사 절차를 지나 번호가 붙은 발주서가 나올 때입니다. 견적서만 보내 두고 실적에 올린 거래는 분기 마지막 주에 자주 빠집니다.

값을 낮춰 견적을 내면 통과가 쉬워진다고 여기는 것도 흔합니다. 상대의 예산에 맞춘 숫자를 먼저 내밀면 승인이 빨리 날 것 같습니다. 실제로는 두 가지가 따라옵니다. 첫째로 그 값이 다음 해 갱신의 출발선이 됩니다. 두 번째 해에 정상가로 올리려면 값을 올린 이유를 설명해야 하는데, 그 설명은 대개 통하지 않습니다. 둘째로 상대가 값을 깎는 일에 값이 없다는 것을 배웁니다. 한 번 묻지도 않고 내려간 값을 본 구매 담당자는 다음 협상에서 처음부터 더 낮은 값을 부릅니다.