오프보딩

사람을 들이는 쪽에는 일찍부터 이름이 붙었습니다. 입사 온보딩, 곧 새로 온 사람이 빨리 자리 잡게 돕는 과정은 어느 회사에나 담당자와 체크리스트가 있었습니다. 그런데 나가는 쪽에는 부르는 말조차 없었습니다. 마지막 날에 인사를 나누고 자리를 정리하면 끝이라고 여겼습니다.

문제는 그 사람이 나간 뒤에 드러났습니다. 석 달 만에 한 번 도는 정산 작업이 멈췄는데 그것을 어떻게 돌리는지 아는 사람이 없고, 고객이 예전 담당자 메일로 계속 문의를 보내는데 그 메일함을 아무도 보지 않습니다. 더 나쁜 쪽은 계정입니다. 퇴사한 지 넉 달 된 사람의 접근 권한이 그대로 살아 있다는 사실을 보안 점검에서 발견하는 일이 드물지 않았습니다.

되짚어 보면 원인은 사람이 아니라 순서였습니다. 퇴사 처리를 맡은 사람이 저마다 기억나는 것부터 하다 보니 매번 빠지는 항목이 달랐습니다. 오프보딩은 그 처리를 정해진 순서와 담당이 있는 절차로 묶은 말입니다. 들어올 때 밟는 단계가 있으면 나갈 때도 있어야 한다는 것이 출발점입니다.

퇴사 의사가 확인된 날부터 마지막 근무일 이후 한 주까지, 대개 여섯 단계로 진행합니다.

1. 일정과 알림 범위 정하기 — 마지막 근무일을 확정하고, 누구에게 언제 알릴지를 먼저 정합니다. 본인이 직접 말하고 싶어 하는 경우가 많아 순서를 맞춰 두지 않으면 소문이 먼저 돕니다.
2. 맡던 일 목록 만들기 — 담당 업무를 빠짐없이 적습니다. 매일 하는 일보다 분기에 한 번 도는 일과 그 사람만 연락처를 아는 외부 업체가 잘 빠집니다.
3. 받을 사람 정하기 — 항목마다 이어받을 사람을 한 명씩 지정합니다. 팀이 나눠 맡는다고만 적어 두면 실제로는 아무도 맡지 않은 상태가 됩니다.
4. 문서와 계정 옮기기 — 개인 드라이브에 있던 문서를 팀 공간으로 옮기고, 그 사람 이름으로 걸려 있던 외부 서비스 계약과 알림 수신자를 팀 계정으로 바꿉니다.
5. 권한 회수와 장비 반납 — 마지막 근무일 업무 종료 시각에 맞춰 계정을 비활성화하고 장비를 받습니다. 사내 도구가 싱글 사인온으로 묶여 있으면 계정 하나를 잠가 대부분이 함께 닫히지만, 개별로 가입한 외부 도구는 따로 남습니다.
6. 정산 — 마지막 급여와 쓰지 않은 연차, 퇴직 보상을 계산해 지급합니다.

여섯 단계 중 가장 자주 빠지는 것이 5번입니다. 나머지는 안 하면 당장 누군가 불편해지는데, 권한 회수는 안 해도 한동안 아무 일도 일어나지 않기 때문입니다. 그래서 회수 여부를 마지막 날에 확인하는 것으로 끝내지 않고, 한 주 뒤에 접근 권한 점검으로 한 번 더 확인하는 회사가 많습니다.

한 사람이 다 하지 못합니다. 직속 관리자가 일 목록과 인계 대상을 정하고, 인사 담당자가 일정과 정산을 맡고, 보안이나 정보 시스템 담당자가 권한과 장비를 처리하고, 일을 이어받는 동료가 실제로 넘겨받습니다. 떠나는 본인도 참여자입니다. 목록을 적고 문서를 남기는 일은 본인 말고는 할 수 있는 사람이 없습니다.

시점은 통보일을 기준으로 잡습니다. 한 달 전에 통보하는 회사라면 대체로 이런 간격입니다.

1. 통보 당일 — 마지막 근무일을 확정하고 알림 범위를 정합니다.
2. 남은 기간의 절반 지점 — 일 목록과 받을 사람이 확정되고 인계가 시작됩니다. 이때까지 목록이 안 나오면 남은 2주에 몰리고, 그러면 문서 대신 구두 설명으로 끝납니다.
3. 마지막 주 — 퇴사 면담으로 떠나는 이유를 듣고, 장비 반납 일정을 맞춥니다.
4. 마지막 근무일 — 업무 종료 시각에 계정을 잠급니다.
5. 일주일 뒤 — 남은 권한이 없는지, 메일과 문서 접근이 팀 계정으로 넘어왔는지 확인합니다.

회사가 내보내는 경우에는 이 간격이 통째로 줄어듭니다. 정리해고처럼 통보와 마지막 날이 며칠 안에 붙는 상황에서는 권한 회수가 통보와 같은 날 이뤄지는 것이 보통이고, 인수인계는 남은 사람들이 나중에 문서를 뒤져 메우게 됩니다.

"다음 주 금요일이 마지막인데 오프보딩 일정 좀 잡아 주세요."

인계와 권한 회수를 언제 무엇부터 할지 정하자는 요청입니다.

"오프보딩 체크리스트에 외부 도구 계정까지 들어가 있나요?"

사내 계정만 잠그고 끝내면 빠지는 것이 있다는 지적입니다.

"그분 오프보딩 때 문서가 안 남아서 지금 아무도 그 배치 작업을 못 건드립니다."

절차를 급하게 넘긴 탓이 몇 달 뒤에 비용으로 돌아왔다는 말입니다.

페이지덱에서 태오가 다른 회사로 옮기게 됐을 때, 목록을 적어 보니 서른 개가 넘었습니다. 그중 절반은 다른 개발자들이 이미 아는 일이었고, 문제는 나머지였습니다. 매달 첫 주에 손으로 돌리던 데이터 정리 작업과, 결제 대행사 쪽 담당자와의 연락이 태오에게만 있었습니다.

지현은 그 둘을 남은 2주의 맨 앞으로 옮겼습니다. 태오가 다음 달 작업을 혼자 돌리는 대신 이어받을 사람과 함께 돌렸고, 결제 대행사에는 담당자 교체를 미리 메일로 알렸습니다. 규원은 마지막 날 오후에 권한이 모두 닫혔는지를 따로 확인했습니다.

서류를 처리하는 절차로 아는 경우가 많습니다. 정산과 반납 같은 사무 항목이 눈에 먼저 띄니 그렇게 보입니다. 하지만 시간이 가장 많이 드는 쪽은 지식을 옮기는 일이고, 그것을 못 하면 뒤에 남는 비용도 거기서 나옵니다. 계정 정리는 반나절이면 끝나지만, 한 사람 머릿속에만 있던 절차는 옮겨 적는 데 며칠이 걸리고 안 옮기면 몇 달을 헤맵니다.

마지막 날 하루에 몰아서 하면 된다는 생각도 흔합니다. 회사 입장에서는 그날이 기준선이니 자연스러운 착각입니다. 문제는 그날의 태오가 이미 다음 회사를 보고 있다는 데 있습니다. 마지막 날 두 시간짜리 회의로 받은 설명은 대개 기억에 남지 않고, 일주일 뒤 질문이 생겨도 물어볼 사람이 없습니다. 인계는 남은 기간의 절반 지점에서 시작해야 두 번 물어볼 여유가 생깁니다.