퇴사 면담

"더 좋은 데로 간대요." 사람이 나갈 때 남는 기록이 이 한 줄뿐이던 시절이 있었습니다. 관리자는 인수인계 일정을 잡고 인사 담당자는 퇴직 처리를 했지만, 그 사람이 왜 떠났는지는 어디에도 적히지 않았습니다.

한 명씩 보면 문제로 보이지 않습니다. 한 사람은 연봉 때문에, 한 사람은 이사 때문에, 한 사람은 대학원 때문에 나갑니다. 셋 다 개인 사정입니다. 그런데 이직률이 작년 9퍼센트에서 올해 21퍼센트로 뛰면 개인 사정 열두 개로는 설명이 되지 않습니다. 이직률은 일정 기간에 떠난 사람 수를 그 기간 평균 인원으로 나눈 비율입니다.

페이지덱에서도 규원이 분기 보고에서 "왜 이렇게 올랐죠" 라고 물었을 때 그 자리의 누구도 답하지 못했습니다. 팀 관리자들이 들고 있던 것은 마지막 대화에서 받은 인상뿐이었고, 서로 맞춰 볼 기록이 없었습니다. 연봉 탓과 업무량 탓이 오갔지만 어느 쪽도 근거를 대지 못했습니다.

퇴사 면담은 이 빈자리를 메우려고 만든 절차입니다. 떠나기로 한 사람에게 정해진 질문을 던지고 그 답을 같은 양식으로 적어 둡니다. 한 건은 여전히 개인 사정으로 읽힙니다. 하지만 반년치 스무 건을 나란히 놓으면 서로 모르는 세 사람이 다른 팀에서 같은 말을 한 지점이 드러납니다. 그 지점은 개인 사정이 아닙니다.

회사마다 조금씩 다르지만 대개 여섯 단계를 밟습니다.

1. 일정 잡기 — 퇴사 통보를 받으면 마지막 근무 주간에 30분에서 한 시간을 잡아 둡니다. 인수인계 회의와 같은 날에 붙이지 않습니다. 업무 이야기에 이어 물으면 그 연장이 되어 버립니다.
2. 질문지 준비 — 매번 다른 것을 물으면 모아 놓아도 비교할 수 없습니다. 고정 질문 대여섯 개를 두고 상황에 따라 한두 개만 더합니다.
3. 대화 — 진행자가 말하는 비중을 2할 아래로 둡니다. 답이 짧게 끊기면 반박하지 않고 "그때 구체적으로 어떤 일이 있었나요" 로 한 번 더 묻습니다.
4. 기록 — 그날 안에 정리합니다. 시간이 지나면 기억이 요약되고 사건이 빠진 결론만 남습니다. 발언자를 특정할 표현은 걷어내고 보상·관리자·성장·업무량·문화 같은 분류를 붙입니다.
5. 취합 — 분기마다 모아 읽고 분류별로 셉니다. 건수보다 같은 부서, 같은 관리자, 같은 근속 구간에 몰리는지를 봅니다.
6. 조치와 회신 — 취합 결과로 바꾼 것을 남은 구성원에게 알립니다. 바뀐 것이 없으면 다음 분기 면담에서 같은 말이 다시 나옵니다.

고정 질문은 보통 넷입니다. 언제 처음 옮길 생각을 했는지, 그때 회사가 무엇을 했다면 남았을지, 새로 가는 곳이 무엇을 주는지, 이 회사를 아는 사람에게 권하겠는지.

첫 질문이 나머지를 끌고 갑니다. 마음을 정한 시점과 통보한 시점 사이에는 보통 두세 달이 있고, 진짜 원인은 그 시작점에 있습니다. "3월에 담당 프로젝트가 넘어갔을 때요" 라는 답이 나오면 6월의 연봉 협상은 결정을 굳힌 계기였을 뿐이라는 것이 드러납니다.

진행자는 직속 관리자가 아닌 사람으로 둡니다. 떠나는 이유에 관리자와의 관계가 얽히는 일이 잦은데, 그 앞에서는 그 이야기가 나오지 않기 때문입니다. 인사 담당자가 맡는 것이 보통이고, 담당자가 없으면 다른 팀 관리자나 대표가 맡습니다. 페이지덱은 인사 담당 한 명이 전부 진행하고, 그 담당자가 속한 팀의 퇴사만 규원이 맡습니다.

시점은 마지막 근무 주간입니다. 통보 직후는 이릅니다. 감정이 정리되지 않은 말이 기록으로 남으면 남은 몇 주가 껄끄러워집니다. 마지막 날은 인사와 짐 정리로 채워져 늦습니다.

대상은 스스로 나가는 경우입니다. 정리해고로 나가는 사람에게는 떠날지 말지를 본인이 정한 것이 아니라 "무엇을 했다면 남았을지" 를 물을 자리가 없습니다. 그 자리에는 퇴직 보상 조건과 남은 절차를 설명하는 대화가 들어섭니다.

이 면담은 오프보딩 체크리스트의 한 항목입니다. 계정 권한 회수, 장비 반납과 같은 줄에 놓입니다. 절차에 묶어 두지 않으면 바쁜 달에 가장 먼저 빠지는 것이 이 30분입니다.

"이번 분기 퇴사 면담에서 세 번째로 같은 얘기가 나왔어요. 온콜 당번이요."

개인 사정이 아니라 구조 문제로 다뤄야 한다는 신호입니다.

"그 팀 면담은 제가 말고 다른 쪽에서 진행하는 게 좋겠어요."

진행자가 그 조직과 얽혀 있어 나올 말이 나오지 않는다는 뜻입니다.

"면담 기록은 분류만 붙여서 공유하고 원문은 안 돌릴게요."

발언자를 특정할 수 없게 하겠다는 약속입니다.

페이지덱에서는 인사 담당자가 분기마다 면담 기록을 모아 규원에게 한 장으로 정리해 올립니다. 원문은 돌리지 않고 이 취합본만 돕니다. 지난 분기에는 여섯 건 중 네 건에 같은 분류가 붙었습니다. 넷은 서로 다른 팀의 모르는 사이였는데, 모두 담당 범위가 갑자기 바뀐 일을 첫 계기로 꼽았습니다.

그 한 장이 바로 무엇을 고치지는 못해도, 다음 분기 회의의 질문은 "담당이 바뀔 때 누구와 먼저 이야기하나" 로 바뀌었습니다.

들은 말을 그대로 전부로 여기는 경우가 가장 많습니다. 본인 입으로 말한 이유이니 가장 정확할 것 같기 때문입니다. 그런데 떠나는 사람에게는 말하지 않을 이유가 있습니다. 평판이 남고 경력 증명을 받아야 하며, 좁은 업계에서 다시 마주칠 수 있습니다. "새 회사가 연봉을 더 줘서요" 로 끝나는 면담이 흔한 것은 그 답이 사실이어서라기보다 뒤탈이 없어서입니다. 그대로 받아 적으면 퇴사 원인은 전부 보상으로 분류되고, 회사는 연봉 테이블만 손보다가 이듬해 같은 숫자를 봅니다. 그래서 재직 중인 사람에게 묻는 조직 몰입도 조사를 함께 둡니다.

면담을 설득하는 자리로 쓰는 것도 자주 보입니다. 아까운 사람일수록 이 30분이 마지막 기회처럼 보이기 때문입니다. 하지만 상대는 이미 합류일까지 정해 둔 상태입니다. 설득이 시작되면 남은 시간을 거절하는 데 쓰느라 할 말을 접습니다. 붙잡는 일은 남은 사람이 계속 남도록 하는 인재 유지의 몫이고, 1on1 같은 정기 대화에서 몇 달 앞서 이뤄집니다. 통보 뒤에 그 일을 하려 들면 수단이 금액 하나로 좁아지고, 그렇게 붙잡은 사람은 대개 반년 뒤에 같은 대화를 하러 옵니다.