ROI 계산기

제품을 쓸 사람과 돈을 낼 사람이 다르다는 사정에서 출발한 도구입니다. 실무 담당자는 시연을 한 번 보면 설득됩니다. 매일 겪는 불편이 화면에서 없어지는 것을 봤으니까요. 그런데 그 담당자가 결재를 올리려면 예산을 쥔 사람을 설득해야 하고, 그 사람은 제품을 써 보지 않았습니다.

그 자리에서 오가던 대화가 늘 막혔습니다. 담당자가 "이거 쓰면 훨씬 편해집니다" 하고 말하면 팀장은 "얼마나 편해지는데요" 하고 물었습니다. 편해진다는 말은 금액으로 바꿀 수 없어서 예산 항목이 되지 못했고, 같은 해에 올라온 다른 요청들과 나란히 놓고 비교할 방법도 없었습니다. 담당자가 설득되고도 도입이 안 되는 거래가 이 지점에 몰렸습니다.

ROI 계산기는 그 대화를 숫자 한 줄로 바꿉니다. ROI는 투자수익률로, 들인 돈에 비해 얼마를 돌려받는지를 나타내는 비율입니다. 계산기는 그 비율을 고객 회사의 인원과 시간으로 다시 계산해서 연간 절감액이라는 금액으로 내놓습니다. 파는 쪽이 대신 계산해 주지 않고 고객이 자기 숫자를 넣는다는 점이 핵심 장치입니다. 남이 준 값은 의심받지만 자기가 넣은 값에서 나온 결과는 반박하기 어렵습니다.

이 도구가 맡는 일은 하나입니다. 말로만 설명되던 편익을 예산 문서에 적을 수 있는 금액으로 바꾸는 것입니다. 구조는 단순합니다.

1. 입력칸은 보통 셋입니다. 이 일을 하는 인원, 그 일에 쓰는 주당 시간, 시간당 인건비입니다. 칸이 다섯 개를 넘으면 고객이 채우다 만 채로 창을 닫습니다.
2. 곱해서 연간 낭비 금액을 뽑습니다. 구성원 45명이 문서를 찾는 데 주당 두 시간을 쓰고 시간당 인건비가 3만 원이라면 한 해에 1억 4천만 원입니다.
3. 절감 비율을 곱합니다. 그 시간의 절반이 줄어든다고 보면 7천만 원이 절감액으로 나옵니다.
4. 실제 지출과 나란히 놓습니다. 연 계약 금액이 4천만 원이면 한 해에 3천만 원이 남는 계산이 되고, 이 두 줄이 승인 문서에 그대로 들어갑니다.

여기서 절감 비율이 가장 약한 고리입니다. 3번의 절반이라는 값이 어디서 왔는지 설명할 수 있어야 합니다. 기존 고객 열 곳에서 실제로 측정한 평균이라고 말할 수 있으면 그 숫자는 버티고, 근거 없이 잡은 값이면 상대가 그 칸만 0.2로 바꿔 보고 계산기 전체를 덮습니다. 그래서 잘 만든 계산기는 절감 비율 칸을 고객이 직접 고칠 수 있게 열어 둡니다. 보수적으로 넣어도 남는다는 것이 보이면 그때 설득이 끝납니다.

읽는 사람은 제품을 볼 사람이 아니라 숫자를 볼 사람, 곧 의사결정권자입니다. 그래서 결과 화면에는 기능 이름을 적지 않고 금액과 기간만 적습니다. 실무자가 윗선에 그대로 넘기는 원시터와 붙여 쓰는 경우가 많습니다.

금액으로 정당화하는 자리에 쓸 수 있는 것은 계산기 말고도 셋 더 있습니다. 각각 통하는 상황이 다릅니다.

1. 다른 회사의 도입 사례. 케이스 스터디가 이 자리를 맡습니다. 한 고객이 얻은 성과를 숫자와 함께 정리한 글입니다. 준비 비용이 낮고 신뢰도가 높지만 남의 회사 숫자라서 "우리는 규모가 달라요" 라는 말에 막힙니다.
2. 실제로 재 보기. 파일럿 계약을 맺어 한 팀이 석 달 써 보고 전후를 비교하는 방식입니다. 가장 강한 근거가 나오지만 석 달이 걸리고 양쪽 모두 사람을 붙여야 합니다.
3. 재무 쪽 지표로 옮기기. 회수 기간처럼 들인 돈을 몇 달 만에 되찾는지를 보여 주는 값입니다. 재무 담당자가 심사에 참여하는 규모에서는 절감액보다 이쪽이 먼저 요구됩니다.

값을 깎아 주는 것도 실무에서는 대안처럼 쓰입니다. 다만 할인은 값어치를 보여 주는 대신 값을 낮추는 쪽이라서 다음 해 갱신 협상이 그 낮아진 값에서 시작합니다. 계산기가 하려는 일과 방향이 반대입니다.

선택 기준은 계약 규모입니다. 연 1천만 원 아래에서는 계산기를 만드는 비용이 효과보다 커서 사례 하나로 충분하고, 1억 원을 넘어 재무 심사가 붙으면 셋을 함께 씁니다.

"팀장님 결재 올리실 때 쓰실 수 있게 ROI 계산기 링크 보내드릴게요. 인원수만 넣어 보세요."

설득 대상을 실무자에서 예산 쥔 사람으로 넘기는 장면입니다.

"계산기에서 절감률 30퍼센트로 낮춰 넣어도 1년 안에 회수되는 걸로 나옵니다."

보수적으로 잡아도 남는다는 점을 보여 주려는 말입니다.

"이 계산기 숫자 근거가 뭐죠? 기존 고객 실측인가요?"

숫자가 어디서 왔는지 확인되지 않으면 쓰지 않겠다는 뜻입니다.

페이지덱의 계산기는 웹 페이지 한 장입니다. 구성원 수와 문서를 찾는 데 쓰는 주당 시간을 넣으면 연간 절감액과 연 계약 금액이 나란히 나옵니다. 수아는 두 번째 미팅이 끝날 때 이 링크를 보냅니다. 상담 중에 화면을 띄워 같이 채우기도 하는데, 그때는 수아가 숫자를 부르지 않고 상대가 부르는 값을 그대로 넣습니다.

현우가 이 계산기를 랜딩 페이지에도 걸어 둡니다. 영업 담당자를 만나기 전에 혼자 값을 넣어 보고 문의를 남기는 쪽은 처음부터 금액을 알고 오기 때문에 가격 대화가 짧아집니다. 영업용과 마케팅용 계산기가 다른 수치를 쓰지 않도록 절감 비율은 한곳에서 관리합니다.

절감액이 크게 나올수록 잘 만든 계산기라고 보는 경우가 많습니다. 큰 숫자가 설득력 있어 보이니 자연스러운 오해입니다. 다만 상대는 그 숫자를 자기 회사 인건비 총액과 견주어 봅니다. 45명 회사에 연 5억 원이 절감된다고 나오면 인건비의 상당 부분이 문서 찾는 데 들어간다는 뜻이 되어서, 그 순간 계산기가 아니라 파는 쪽 전체가 믿기지 않게 됩니다. 넉넉하게 잡은 값 하나가 나머지 자료의 신뢰까지 같이 깎습니다.

계산기가 결정을 만들어 준다고 보는 것도 흔합니다. 금액이 나왔으니 승인은 따라올 것처럼 보입니다. 하지만 이 도구는 이미 도입하고 싶어진 사람에게 사내에서 쓸 근거를 주는 장치입니다. 제품을 써 보지도 않은 사람이 계산기만 보고 도입을 결정하는 일은 거의 없습니다. 안에서 밀어 줄 사람이 없는 거래에 계산기를 보내 놓고 기다리면 답장이 오지 않고, 그 거래는 대개 반년 뒤에 실주로 정리됩니다.