인재풀

채용 한 회차가 끝나면 대부분의 기록이 사라집니다. 합류한 한 명의 정보만 남고 나머지는 지나간 지원으로 처리됩니다. 그런데 그 나머지 안에는 다음에 다시 만나고 싶은 사람이 섞여 있습니다.

페이지덱이 그랬습니다. 디자이너 자리 최종에 두 명이 올랐고 한 명을 뽑았습니다. 떨어진 쪽은 경력이 부족한 것이 아니라 그 자리에 필요한 경험이 한 항목 모자랐습니다. 반년 뒤 같은 직군 자리가 하나 더 열렸을 때 아무도 그 사람을 떠올리지 못했습니다. 이름을 기억하는 사람이 있었지만 성이 헷갈렸고, 결국 규원이 반년 전 메일함을 뒤져 찾아냈습니다.

소싱 쪽에서는 손실이 더 큽니다. 소싱은 지원을 기다리지 않고 후보자를 직접 찾아 연락하는 활동인데, 여기서 "지금은 어렵다" 는 답이 절반 이상입니다. 그 절반은 관심이 없어서가 아니라 시점이 맞지 않아서 답한 사람들입니다. 이 기록이 담당자 개인 메일함에만 남으면 그 사람이 퇴사할 때 목록도 함께 사라집니다.

인재풀은 이 정보를 한곳에 남겨 두려고 만든 문서입니다. 후보자와 접촉한 결과가 합류 아니면 폐기 둘뿐이던 것을 세 번째 칸으로 넓힙니다.

한 사람당 여섯 항목을 적습니다.

1. 식별 정보와 연락 경로입니다. 이름, 직무, 연락 수단입니다. 연락 수단은 마지막으로 닿았던 경로를 적어 둡니다. 회사 메일로 연락했다면 그 사람이 이직하면 무효가 되므로 개인 경로를 함께 남깁니다.
2. 어떤 자리로 만났고 어디까지 갔는지입니다. "시니어 디자이너 자리, 최종 면접까지" 처럼 적습니다. 이 한 줄이 다음 사람에게 그 후보자의 위치를 알려 줍니다.
3. 안 된 이유입니다. 이 항목이 인재풀과 단순 명단을 가릅니다. 회사 쪽 사정인지 상대 쪽 사정인지를 구분해 적습니다. 자리가 하나뿐이어서 둘 중 한 명을 고른 것인지, 요건 한 항목이 모자란 것인지, 연봉 범위가 맞지 않은 것인지에 따라 다시 연락할 조건이 달라집니다.
4. 다시 볼 시점입니다. 날짜로 적습니다. 요건이 모자란 경우라면 그 경험을 쌓을 시간을 감안해 1년 뒤로, 자리가 없어서 못 뽑은 경우라면 다음 분기로 적습니다.
5. 그때 달라져 있어야 하는 것입니다. 우리 쪽에서 달라져야 하는 것과 상대 쪽에서 달라져야 하는 것을 함께 적습니다. 연봉 범위가 맞지 않았다면 다시 연락하기 전에 범위가 올라가 있어야 합니다. 그 조건이 그대로면 두 번째 연락도 같은 결과로 끝납니다.
6. 동의와 보관 기간입니다. 지원자의 개인정보를 채용 회차가 끝난 뒤에도 보관하려면 본인 동의가 필요하고, 보관 기간도 함께 정해 둡니다. 동의 없이 남긴 목록은 자산이 아니라 위험입니다.

3번과 5번이 빠진 목록은 이름 모음입니다. 반년 뒤 그 목록을 여는 사람은 왜 이 사람이 여기 있는지부터 추측해야 하고, 추측이 필요한 항목은 결국 연락으로 이어지지 않습니다.

적는 사람은 그 회차를 진행한 사람입니다. 리크루터나 인사 담당자가 3번과 4번을 적고, 면접에 들어간 사람이 판단 근거를 한두 줄 보탭니다. 회차가 끝난 다음 주에 몰아 적으면 기억이 이미 흐려져 3번이 "아쉽게 탈락" 같은 문장이 됩니다. 면접 당일이나 결과 통보 시점에 적는 편이 낫습니다.

읽는 사람은 다음에 그 자리를 여는 사람입니다. 그 사람이 몇 달 뒤의 자신일 수도 있고 그때 새로 들어온 담당자일 수도 있습니다. 후자를 기준으로 적어야 문서가 실제로 쓰입니다. 앞 회차의 사정을 모르는 사람이 읽고 바로 연락할 수 있는 형태여야 합니다.

세 번째 독자가 있습니다. 오퍼를 낼 때의 협상 판단입니다. 오퍼는 합류 조건을 정리해 제시하는 제안인데, 같은 자리에 대해 최근 후보자들이 어느 연봉 범위에서 거절했는지가 목록에 남아 있으면 다음 오퍼의 근거가 됩니다.

갱신 주기를 정해 두는 것이 이 문서를 유지하는 유일한 방법입니다. 분기마다 한 번 열어 4번 항목의 날짜가 지난 사람을 골라 연락하거나 목록에서 내립니다. 이 주기가 없으면 목록은 2년치가 쌓인 뒤 아무도 열지 않는 파일이 됩니다.

"이 분은 요건 한 항목만 모자랐어요. 인재풀에 1년 뒤로 적어 둡니다."

탈락을 기록으로 남기고 다시 볼 시점을 정한다는 뜻입니다.

"지난 분기에 연봉 때문에 거절한 분이 둘이에요. 밴드를 먼저 봅니다."

목록에 쌓인 거절 이유를 조건 판단에 쓰는 말입니다.

"인재풀에 있는데 왜 이 사람인지 아무도 몰라요."

판단 근거 없이 이름만 적힌 항목이 쓸모없다는 지적입니다.

페이지덱은 반년 전 메일함을 뒤진 뒤 목록을 만들었습니다. 첫해에 서른네 명이 쌓였습니다. 지난 분기에 자리가 하나 열렸을 때 목록에서 일곱 명을 골라 연락했고, 넷이 답했습니다.

답한 넷 중 하나는 1년 전 요건 한 항목이 모자랐던 그 디자이너였습니다. 그 사이 그 경험을 쌓았고, 이번에는 통과했습니다. 목록이 준 것은 후보자가 아니라 시간이었습니다. 목록을 뒤지는 데 한 시간을 썼고, 처음부터 찾는 데 드는 3주를 쓰지 않았습니다.

인재풀을 이름과 연락처를 모아 둔 목록으로 이해하는 오해가 가장 흔합니다. 목록이라는 말이 그렇게 들립니다. 그런데 이름과 연락처만 있는 항목은 반년 뒤에 쓸 수 없습니다. 이 사람을 왜 좋게 봤는지, 무엇 때문에 안 됐는지가 없으면 읽는 사람은 처음부터 다시 판단해야 하고, 그러면 목록을 보는 것과 새로 찾는 것의 차이가 사라집니다. 항목 수를 늘리는 것보다 한 항목당 세 줄을 채우는 쪽이 이 문서의 값을 만듭니다.

모아 두는 것만으로 자산이 된다고 보는 것도 오해입니다. 후보자의 상황은 계속 바뀝니다. 1년 전에 이직을 고민하던 사람은 이미 옮겼고, 연봉이 맞지 않았던 사람은 지금 더 높은 범위에 있습니다. 갱신하지 않은 목록은 정보가 아니라 옛 기록입니다. 공개 지원이나 사내 추천으로 들어온 후보자도 같습니다. 공개 지원은 공고를 보고 스스로 지원하는 경로이고 사내 추천은 구성원이 아는 사람을 소개하는 경로인데, 어느 경로로 들어왔든 기록해 둔 시점의 사정은 시간이 지나면 흐려집니다.