세금계산서

부가가치세는 물건을 판 쪽이 고객에게서 대신 걷어 국가에 내는 세금입니다. 그러니 국가는 어느 회사가 얼마를 팔았는지 알아야 하고, 산 쪽은 자기가 낸 세금을 되돌려받아야 합니다. 사업자가 사업을 위해 쓴 돈에 붙은 부가세는 자기가 낼 세금에서 빼 주는 구조이기 때문입니다.

이 구조는 양쪽 장부가 맞을 때만 작동합니다. 같은 거래를 판 쪽은 100만 원으로 적고 산 쪽은 200만 원으로 적으면, 국가가 걷는 세금과 돌려주는 세금이 어긋납니다. 예전에는 실제로 그런 일이 잦았습니다. 산 쪽이 실제보다 많이 샀다고 적어 세금을 덜 내고, 판 쪽은 그만큼을 신고하지 않는 식입니다. 거래가 있었다는 사실을 양쪽 말 말고는 확인할 방법이 없었습니다.

세금계산서는 이 확인을 위해 만든 서류입니다. 한 장에 판 쪽과 산 쪽, 날짜, 금액, 세액을 함께 적고 그 내용을 두 회사가 공유합니다. 지금은 전자로 발행해 사본이 국세청 시스템에 곧바로 들어가므로, 두 회사가 신고한 숫자가 서로 맞는지 기계가 대조합니다. 그래서 이 서류는 고객에게 보내는 안내문이 아니라 국가에 제출하는 신고 자료에 가깝습니다.

법으로 정해진 필수 항목이 있고, 하나라도 빠지거나 틀리면 증빙으로 인정받지 못합니다. 실무에서 채우는 것은 다섯 덩어리입니다.

1. 공급자와 공급받는 자입니다. 양쪽의 사업자등록번호, 상호, 대표자 이름, 주소, 업종을 적습니다. 특히 사업자등록번호가 틀리면 상대방이 세금을 돌려받지 못하므로 가장 먼저 확인합니다.
2. 작성 일자입니다. 물건이나 서비스를 공급한 시점을 적고, 이 날짜가 어느 달의 신고에 들어갈지를 정합니다. 12월 말에 공급한 일을 1월 날짜로 적으면 두 회사의 신고 기간이 서로 달라집니다.
3. 공급가액과 세액입니다. 국내 부가세율은 10퍼센트라, 100만 원짜리 서비스를 팔면 공급가액 100만 원, 세액 10만 원, 합계 110만 원으로 적힙니다. 고객이 내는 돈은 110만 원이지만 회사의 매출은 100만 원입니다.
4. 품목입니다. 무엇을 팔았는지 알아볼 수 있을 정도로 적습니다. 항목별 단가와 수량을 줄줄이 적는 인보이스와 달리 한 줄로 끝나는 경우가 많습니다.
5. 청구와 영수의 구분입니다. 돈을 아직 받지 않았으면 청구, 이미 받았으면 영수로 표시합니다. 이 표시가 미수금 관리와 이어집니다.

쓰는 사람은 판 쪽의 재무나 경리 담당입니다. 매달 말에 그달 공급분을 모아 한 번에 발행하는 것이 보통이고, 회사가 커지면 청구 시스템이 자동으로 발행합니다.

읽는 쪽은 셋입니다. 첫째는 고객사의 재무팀입니다. 이 서류가 있어야 자기가 낸 부가세를 돌려받으므로, 받지 못하면 먼저 연락이 옵니다. 둘째는 국세청입니다. 발행과 동시에 사본이 넘어가 양쪽 신고를 대조하는 자료가 됩니다. 셋째는 회사 안의 회계 담당입니다. 발행 목록과 매출 장부가 맞는지 확인하는 기준이 됩니다.

기한이 정해져 있는 것이 이 서류의 특징입니다. 공급한 달의 다음 달 10일까지 발행해야 하고, 그 날짜를 넘기면 가산세가 붙습니다. 금액의 1~2퍼센트 수준이라 큰 계약에서는 적지 않은 돈이 됩니다.

받을 쪽이 사업자가 아니면 이 서류를 발행하지 않습니다. 개인 고객에게는 현금영수증이나 카드 매출전표가 같은 역할을 합니다. 그래서 무료 플랜에서 개인이 결제하는 제품과 기업에 파는 제품은 발행 업무의 양이 크게 다릅니다.

금액이 바뀌면 고쳐서 다시 냅니다. 환불이 발생하거나 계약 금액이 바뀌면 수정세금계산서를 발행해 차액만큼을 반대 방향으로 적습니다. 이미 발행한 것을 지우는 것이 아니라 정정 기록을 하나 더 남기는 방식입니다.

"세금계산서 10일까지 발행 부탁드립니다."

기한을 넘기면 가산세가 붙으니 서둘러 달라는 요청입니다.

"인보이스는 받았는데 세금계산서가 안 왔어요. 결재를 못 올립니다."

두 서류가 다른 용도라서 하나만으로는 고객사 내부 절차가 진행되지 않는다는 뜻입니다.

"환불 처리했으니 수정세금계산서 발행하겠습니다."

이미 신고한 금액을 정정 기록으로 되돌린다는 말입니다.

페이지덱에서 기업 고객의 청구는 두 서류가 짝으로 나갑니다. 수아가 계약을 맺으면 청구 담당이 인보이스를 보내 고객사 담당자가 사내 결재를 올릴 근거를 만들고, 같은 금액으로 세금계산서를 발행해 고객사 재무팀이 세금 처리를 할 수 있게 합니다. 순서가 어긋나면 어느 한쪽이 멈춥니다.

지난달에는 고객사의 사업자등록번호를 한 자리 잘못 받아 적어 세금계산서를 다시 발행한 일이 있었습니다. 고객사 재무팀이 공제 처리를 하려다 발견해 알려 주었고, 그날 이후 계약서에 적힌 번호를 청구 시스템에 옮길 때 두 사람이 확인하는 절차가 생겼습니다.

인보이스와 같은 서류라고 읽는 경우가 가장 많습니다. 둘 다 금액이 적힌 종이가 고객에게 가니 그럴 만합니다. 그러나 받는 쪽과 용도가 다릅니다. 인보이스는 고객에게 돈을 달라고 하는 문서이고 세금계산서는 거래가 있었다는 사실을 국가에 신고하는 문서입니다. 인보이스만 보내고 세금계산서를 잊으면 돈은 받아도 다음 신고에서 걸리고, 거꾸로 세금계산서만 발행하면 고객사 담당자가 결재를 올릴 근거가 없어 입금이 멈춥니다.

세금계산서를 발행한 날이 매출이 잡히는 날이라고 보는 오해도 흔합니다. 같은 금액이 적혀 있으니 자연스럽게 연결되어 보입니다. 하지만 매출은 발생주의 회계에 따라 제공한 기간에 나눠 잡힙니다. 1년치 이용료를 한 번에 청구하면서 세금계산서를 한 장 발행했다면 그 장에는 1년치 금액이 적히지만, 매출은 열두 달에 걸쳐 올라갑니다. 발행 목록을 그대로 매출 장부로 쓰면 첫 달 매출이 부풀고 나머지 달이 비어 보입니다. 두 숫자는 따로 관리하고 기간별로 맞춰 봅니다.