이사회 자료

구성원이 열 명이던 시절에는 투자자에게 소식을 전하는 데 메신저 한 줄이면 됐습니다. 그런데 투자를 받고 나면 회사 밖 사람이 회사의 결정에 참여하는 자리가 생깁니다. 이사회 회의는 이사들이 모여 안건을 결정하는 자리이고, 보통 분기에 한 번 두 시간쯤 열립니다. 일 년에 여덟 시간, 그게 회사 밖 이사들이 회사를 들여다보는 시간 전부입니다.

이 여덟 시간을 아무 준비 없이 쓰면 어떻게 되는지는 첫 회의에서 바로 드러납니다. 대표가 노트북을 열어 이번 분기 매출을 띄우자 이사 한 명이 묻습니다. "이 숫자, 지난번에 보여 주신 기준하고 다른 것 같은데요." 여기서 기준이 왜 달라졌는지를 설명하는 데 40분이 갑니다. 그다음 질문은 사용자 수가 왜 줄었느냐였고, 또 30분이 갑니다. 정작 그날 승인을 받아야 했던 임원 채용 건은 시간이 없어 다음 회의로 밀립니다. 다음 회의는 석 달 뒤입니다.

문제는 준비 부족이 아니라 순서였습니다. 숫자를 읽는 시간과 그 숫자를 보고 판단하는 시간이 같은 두 시간 안에 섞여 있었던 겁니다. 이사회 자료는 앞의 절반을 회의 밖으로 빼내려고 만든 문서입니다. 읽을 것을 미리 읽게 하고, 회의에서는 읽고 나서야 할 수 있는 질문만 하게 합니다.

회사마다 다르지만 대체로 여섯 덩어리로 짜입니다.

1. 요약 — 한 장을 넘기지 않습니다. 지난 분기에 무엇이 달라졌는지와 오늘 무엇을 승인받으려는지를 각각 서너 줄로 적습니다. 이사가 이 장만 읽고 회의에 들어와도 안건을 아는 상태가 되게 만드는 자리입니다.
2. 핵심 지표 — 매달 반복해서 들어오는 매출인 MRR, 제품을 쓰는 사용자 수, 쓰던 고객이 떠나는 비율인 처른 같은 값을 분기 추이로 싣습니다. 이번 값만 적으면 좋은지 나쁜지 알 수 없으니 최소한 네 분기를 나란히 놓습니다.
3. 자금 — 매달 순수하게 줄어드는 현금인 번레이트와, 지금 속도로 쓰면 현금이 몇 달 버티는지를 나타내는 런웨이를 적습니다. 이사들이 가장 먼저 찾는 두 줄입니다. 런웨이가 여덟 달 아래로 내려가면 그 자체로 안건이 됩니다.
4. 진척 — 지난 회의에서 하겠다고 한 것이 어떻게 됐는지를 항목마다 됨·안 됨·진행 중으로 적습니다. 안 된 것을 빼면 다음 약속도 같은 무게를 잃습니다.
5. 승인 안건 — 이사회의 결정이 있어야 넘어가는 사안입니다. 5천만 원이 넘는 지출, 임원 채용, 새 투자 유치 같은 것들입니다. 안건마다 맨 앞에 무엇을 승인받으려는지 한 줄을 답니다.
6. 부록 — 지표를 계산한 방식, 팀별 상세 숫자, 제품 일정처럼 묻는 사람만 보면 되는 것을 뒤로 보냅니다.

앞의 다섯이 판단에 쓰이고 부록은 근거로 쓰입니다. 본문이 길어질 때 항목을 줄이는 대신 부록으로 내리는 이유가 여기 있습니다.

쓰는 일은 대표가 뼈대를 잡고 각 팀이 자기 숫자를 채우는 방식으로 나뉩니다. 페이지덱에서는 규원이 요약과 승인 안건을 직접 쓰고, 제품 지표는 지현이, 매출과 계약 현황은 수아가 넘깁니다. 받은 것을 한 부로 묶어 내보내는 일은 지현이 맡습니다. 발송은 회의 나흘 전입니다. 회의 당일 아침에 보내면 아무도 읽지 못한 채로 회의가 시작되고, 그러면 두 시간이 다시 설명으로 채워집니다.

읽는 쪽은 이사회 구성원입니다. 회사 안에서 일하는 이사도 있지만, 투자사에서 온 이사나 바깥에서 초빙한 이사는 사정이 다릅니다. 이들은 회사를 분기에 두 시간만 봅니다. 같은 자료를 다른 회사 것으로 대여섯 개씩 받아 보는 경우도 흔합니다. 한 부에 쓸 수 있는 시간은 15분 남짓입니다. 그래서 지난 분기에 쓴 용어와 지표 기준을 그대로 유지하고, 바꿨으면 바꿨다고 각주에 적습니다. 15분짜리 독자에게 기준이 바뀐 숫자는 읽을 수 없는 숫자입니다.

받는 사람이 이사회라는 점도 짚어 둘 만합니다. 회사의 지분을 가진 사람 전체가 모이는 주주총회와는 다른 자리이고, 따라서 자료의 수위도 다릅니다. 이사회 자료에는 아직 공개하지 않은 계약이나 채용 계획이 들어갑니다.

"이사회 자료 초안 목요일까지 주세요. 회의가 다음 주 화요일이라 금요일에는 나가야 합니다."

자료를 미리 보내야 하니 내부 마감은 그보다 앞이라는 뜻입니다.

"이 장은 부록으로 내리죠. 본문에는 판단이 필요한 것만 남깁시다."

내용을 빼자는 말이 아니라, 회의에서 다룰 것과 근거로만 둘 것을 나누자는 제안입니다.

"지표 기준이 지난 분기와 달라졌으면 각주로 적어 주세요."

기준이 바뀐 것을 모르고 두 분기를 비교하면 잘못된 결론이 나온다는 경고입니다.

페이지덱의 2분기 자료는 런웨이 한 줄 때문에 통째로 다시 쓰였습니다. 규원이 초안을 돌렸을 때 런웨이는 11개월이었는데, 그 아래에 다음 분기 채용 계획이 나란히 붙어 있었습니다. 그대로 두면 이사들은 회의 시간 대부분을 "채용을 해도 되느냐"에 쓰게 됩니다. 규원은 채용 계획을 승인 안건 쪽으로 옮기고 두 가지 안을 함께 적었습니다. 계획대로 뽑았을 때의 런웨이와, 절반만 뽑았을 때의 런웨이입니다.

회의에서는 이 안건이 20분 만에 끝났습니다. 숫자를 확인하는 시간이 없었기 때문입니다. 자료가 하는 일은 결론을 내는 것이 아니라 결론을 낼 수 있는 상태로 사람들을 모아 놓는 일입니다.

가장 흔한 오해는 이사회 자료를 잘 보이기 위한 홍보물로 여기는 것입니다. 투자자가 읽는 문서이니 좋은 소식을 앞에 놓고 나쁜 소식은 뒤에 묻어 두고 싶어집니다. 하지만 이사회는 투자를 다시 결정하는 자리가 아니라 회사의 결정을 함께 지는 자리입니다. 나쁜 소식을 숨긴 자료는 이사들이 도울 수 있는 시점을 놓치게 만듭니다. 계약 하나가 깨진 것을 한 분기 늦게 알리면, 그 사이 회사는 혼자 버텼고 이사회는 이미 손쓸 수 없는 상태를 보고받습니다. 그 뒤로는 좋은 소식도 곧이 들리지 않습니다.

회의 당일 띄워서 발표하는 슬라이드로 아는 것도 흔합니다. 이름에 자료라는 말이 들어가고 실제로 슬라이드 모양을 하고 있으니 그렇게 보입니다. 다만 쓰임은 읽는 문서 쪽에 가깝습니다. 발표용으로 만들면 장마다 글자가 줄고 말로 채울 부분이 늘어나는데, 그러면 미리 받아 읽은 사람이 혼자서는 무슨 말인지 알 수 없는 자료가 됩니다.