일할 계산

기간제 요금은 한 달을 한 덩어리로 봅니다. 그런데 고객의 사정은 달의 첫날에 맞춰 바뀌지 않습니다. 사람이 세 명 늘어난 날이 12일이고 상위 요금제가 필요해진 날이 15일입니다. 달의 가운데에서 조건이 바뀌면 그달 청구액을 어떻게 적어야 하는지에 정해진 답이 없었습니다.

그래서 초기에는 거친 방법 둘 중 하나를 골랐습니다. 이번 달은 예전 값으로 받고 다음 달부터 새 값을 적용하거나, 바뀐 날부터 새 값을 한 달치 그대로 청구하는 식입니다. 앞쪽을 택하면 회사가 보름치를 받지 못하고, 뒤쪽을 택하면 고객이 쓰지 않은 보름치를 냅니다. 둘 다 틀린 금액이라는 점은 같고 손해를 보는 쪽만 다릅니다.

불편은 인보이스가 나간 뒤에 드러났습니다. 청구서를 받은 고객이 15일에 올렸는데 왜 한 달 값이 다 붙었는지 물어 오면, 지원 담당자가 계산기를 두드려 차액을 뽑고 일부를 되돌려 주는 일이 벌어집니다. 한 건이면 친절이지만 매달 수십 건이 되면 사람마다 다르게 계산하는 구멍이 됩니다. 일할 계산은 이 일을 규칙으로 바꿔 손에서 떼어 내려고 정리된 방식입니다.

일할 계산은 청구 기간을 변경 시점에서 두 토막으로 자르고, 각 토막에 그 기간의 요금을 날짜 비율로 매겨 더하는 순서로 진행합니다.

1. 기준 날짜를 정합니다. 고객이 요청한 시각이 아니라 변경이 적용된 날짜입니다. 대개 승인된 날의 0시를 경계로 삼고, 이 기준을 구독 약관에 적어 둡니다. 하루가 어긋나면 금액도 어긋나기 때문입니다.
2. 청구 기간의 총 일수를 확인합니다. 달마다 28일에서 31일까지 다르므로 하루 값도 달마다 다릅니다.
3. 두 토막을 각각 계산해 더합니다. 한 달 10만 원짜리를 쓰던 팀이 30일인 달의 15일에 20만 원짜리로 올렸다면, 앞의 보름은 예전 값의 절반인 5만 원이고 뒤의 보름은 새 값의 절반인 10만 원이라 그달 청구액은 15만 원입니다.
4. 이미 받은 돈과 맞춥니다. 선불로 10만 원을 받아 둔 상태라면 차액 5만 원만 따로 청구하거나 다음 청구서에 한 줄로 붙입니다. 카드로 즉시 받는 경우에는 결제 대행에 차액만 다시 요청합니다.
5. 청구서에 두 줄로 적습니다. 1일부터 15일까지 기존 요금제, 16일부터 30일까지 새 요금제로 나눠 적어야 고객이 직접 검산할 수 있습니다. 합계만 적으면 문의가 다시 들어옵니다.

인원으로 값을 매기는 요금제에서는 같은 계산을 좌석 수에 겁니다. 1인당 월 1만 원을 내는 20명 팀이 30일인 달의 12일에 다섯 명을 추가했다면, 남은 18일에 대해 다섯 명분을 세어 3만 원이 그달에 더 붙습니다.

일할 계산이 제 몫을 하는 자리는 기간제 요금을 쓰면서 조건이 자주 바뀌는 구독 사업입니다. 좌석 수가 분기마다 오르내리는 팀 요금제, 연중 아무 때나 상위 요금제로 올리는 고객이 대표적입니다. 한 번 사면 끝나는 판매나 조건이 계약 내내 고정된 사업에서는 쓸 일이 없습니다.

쓰기로 했다면 한계도 같이 정해 두어야 합니다.

1. 금액이 작으면 처리 비용이 금액을 넘습니다. 차액 3,000원을 맞추려고 청구서를 다시 내고 세금계산서를 수정 발행하면 드는 손이 더 큽니다. 그래서 5,000원이나 1만 원처럼 최소 기준을 정해 그 아래는 다음 청구서에 합산합니다.
2. 내려가는 쪽에는 적용하지 않는 회사가 많습니다. 다운그레이드에 일할 계산을 걸면 이미 받은 돈을 돌려주는 환불 절차가 따라붙습니다. 남은 기간은 지금 요금제를 그대로 쓰게 하고 다음 주기부터 낮은 값을 적용하는 편이 단순합니다.
3. 연간 계약에서는 계약서가 먼저입니다. 남은 기간이 길어 차액이 수백만 원이 되므로 일할 규칙보다 계약 조항이 우선합니다.
4. 지표를 볼 때는 일할 금액을 그대로 쓰지 않습니다. 월 반복 매출은 매달 반복해서 들어오는 금액을 세는 지표인데, 15만 원이라는 그달 청구액을 그대로 더하면 앞으로 매달 20만 원이 들어올 고객이 15만 원짜리로 잡힙니다. 청구는 일할로 하고 지표는 정상 월 요금으로 셉니다.

"이번 달은 일할 계산이라 15만 원이고, 다음 달부터 20만 원으로 나갑니다."

바뀐 요금제가 이번 달에는 절반만 적용됐다는 안내입니다.

"차액이 3,000원이라 따로 청구하지 않고 다음 청구서에 붙였습니다."

최소 기준보다 작아 별건으로 처리하지 않았다는 뜻입니다.

"다운그레이드는 일할 계산하지 않습니다. 남은 기간은 지금 요금제로 쓰시고 다음 달부터 내려갑니다."

내려가는 변경에는 즉시 정산을 걸지 않는다는 정책 설명입니다.

페이지덱에서 이 계산이 자주 걸리는 쪽은 팀 요금제입니다. 수아가 담당하는 고객사는 프로젝트가 시작될 때 좌석을 열 개씩 늘리고 끝나면 줄이는데, 늘리는 건은 그날부터 남은 날짜만큼 붙고 줄이는 건은 다음 주기에 반영됩니다.

규원은 이 규칙에 최소 기준 5,000원을 얹었습니다. 그 아래 차액은 다음 청구서에 합산하기로 하고, 태오가 그 조건까지 시스템에 규칙으로 심었습니다. 손으로 처리하던 월 수십 건이 그때부터 청구서에 자동으로 두 줄로 찍혀 나옵니다.

모든 변경에 자동으로 걸리는 계산이라고 생각하기 쉽습니다. 이름이 나눠 계산한다는 뜻이라 올릴 때와 내릴 때가 대칭으로 들립니다. 실제로는 대부분의 회사가 올릴 때만 즉시 정산하고 내릴 때는 다음 주기부터 적용합니다. 이 비대칭을 약관과 안내 문구에 적어 두지 않으면 고객은 자기가 손해를 봤다고 느끼고, 그 문의가 결제 취소로 이어지기도 합니다.

하루 값을 월 요금의 30분의 1로 고정해도 된다고 여기는 것도 흔합니다. 계산이 간단해지고 대부분의 달에는 차이가 작으니 넘어가기 쉽습니다. 하지만 2월은 28일이고 3월은 31일입니다. 한 달 30만 원짜리 요금제의 하루 값은 2월에 10,714원, 3월에 9,677원인데 고정하면 둘 다 1만 원이 됩니다. 보름치로 계산하면 2월에는 1만 원 넘게 덜 걷고 3월에는 5,000원쯤 더 걷는데, 더 걷힌 달의 청구서는 고객이 먼저 찾아냅니다.